Videoconferenza come si fa, come scegliere software e piattaforme. La guida definitiva

Videoconferenza come si fa, come scegliere software e piattaforme, una guida pratica preziosa in tempi di lavoro da remoto. Dopo la prima guida su cos’è la videoconferenza ora un report aggiornato con tutta la mappa, viva su software e soluzioni in campo

Ad un anno esatto dalla drammatica esplosione su scala globale della pandemia Covid-19, i tradizionali sistemi di comunicazione legati al luoghi di lavoro d’ufficio sono stati totalmente stravolti. Se la videoconferenza, pre Covid-19, era una comoda utility utilizzata soprattutto quando non fosse possibile effettuare riunioni in presenza, dal marzo 2020 è diventata lo standard di riunione più ricorrente, pur senza avere molti standard dal punto di vista tecnologico ed esperienziale.

Ancor prima che i vari IT riuscissero a interfacciare i propri dipendenti con una piattaforma di comunicazione aziendale, a fare la differenza è stata proprio la cosiddetta arte di arrangiarsi, soprattutto nei primi tempi, quando milioni di persone si sono ritrovate letteralmente bloccate a casa da un giorno all’altro. Durante il primo lockdown nazionale, si è dovuto ripiegare soprattutto su dotazioni personali e connessioni domestiche per continuare a svolgere la professione, così come partecipare attivamente ad eventi online, webinar, o garantire ai propri figli un adeguato supporto informatico per seguire la didattica a distanza.

Vediamo quindi quali sono i principali ambiti applicativi della videoconferenza, prima di fare una riflessione specifica sull’ambito aziendale e sui formati esperienziali protagonisti oggi e attesi per domani.

Ambiti di applicazione della videoconferenza e della videochiamata

L’utilizzo di una videochiamata consente di risolvere le esigenze di comunicazione i vari contesti, che potremmo riassumere in quattro macro categorie, pur senza avere la presunzione di offrire un quadro esaustivo.

• Videoconferenza per le operazioni aziendali – comprende tutte le riunioni che si svolgono quotidianamente nei luoghi di lavoro, quando diventa necessario connettere più unità non presenti nello stesso luogo.
• Videoconferenza per gli eventi online – consente di “portare online” gli eventi che abitualmente venivano tenuti in presenza, così come abilitarne di nuovi sulla base delle potenzialità comunicative del digitale, in un contesto cross tecnologico che può includere anche realtà virtuale, realtà aumentata, ecc. Nella sua forma più semplificata un esempio è caratterizzato dai webinar che vediamo proliferare sui canali social o sulle principali piattaforme di videoconferenza.
• Videoconferenza per la formazione – abilita la formazione di classi online, sia per la formazione in ambito scolastico che in riferimento alla formazione aziendale e all’aggiornamento professionale.
• Videochiamata privata – è il caso delle semplici chiamate con i parenti e gli amici, molto semplici e spesso effettuate con le funzioni specifiche dei vari social o applicazioni di messaggistica istantanea.

Videoconferenze e videochiamate: due strumenti complementari per le strategie di comunicazione delle aziende

Sebbene la comunicazione point-to-point (tra due persone o due gruppi di persone) e multipoint (tra tre o più persone/gruppi) sia essenzialmente basata sulla conversazione verbale, in termini di esperienza è necessario fare delle valutazioni che esulano dal fatto puramente mediatico, ancor prima che tecnologico.

Oltre a ridare una componente human-to-human alla comunicazione delle informazioni, che il più delle volte potrebbe esaurirsi in maniera testuale, la comunicazione verbale acquisisce maggior efficacia se supportate dalla comunicazione non verbale, in maniera analoga a quanto avverrebbe in presenza, dove più persone interagiscono tra loro manifestando in maniera esplicita le proprie sensazioni ed il proprio stato d’animo in quel momento.

Oltre alla comunicazione verbale/non verbale, i software di videoconferenza sono di natura collaborativa, per cui integrano spesso e volentieri strumenti di condivisione schermo e revisione, utili e funzionali alle riunioni di lavoro.

La videoconferenza offre un parco di strumenti più ampio per le relazioni collaborative di lunga durata, mentre le videochiamate garantiscono alle aziende un validissimo complemento, soprattutto per quanto riguarda le relazioni con i propri clienti, facilmente raggiungibili attraverso dispositivi mobile, senza alcuna esigenza di ricorrere ad un hardware dedicato. Non si tratta quindi di scegliere tra un sistema di videoconferenza o di videochiamata, quanto di sviluppare una strategia capace di utilizzare, per ogni esigenza di comunicazione interna o esterna all’azienda, lo strumento più efficace.

I software per la videoconferenza e le videochiamate

Per effettuare una sessione di videoconferenza sono di norma necessarie due condizioni: un endpoint software in grado di interfacciare e alcuni dispositivi hardware in grado di acquisire lo streaming audio-video indispensabile per la comunicazione tra più soggetti. Gli endpoint

Tra i principali software di videoconferenza commerciali ritroviamo:

• Zoom: si tratta del software di videoconferenza che ha letteralmente spopolato grazie alla pandemia, fondamentalmente per un grande merito: si è fatto trovare pronto con le funzioni che in quel momento erano più richieste. Zoom rappresenta dunque, nel mondo del digitale, uno dei casi in cui la fortuna, come si suol dire, aiuta gli audaci. Molto utilizzato sia per le call che per i webinar. Disponibile via app sia per desktop che per mobile, praticamente su tutti i principali sistemi operativi. Come quasi tutti i software citati nella presente rassegna, consente un utilizzo gratuito per le funzioni base e le sessioni tra due utenti, mentre per attivare ulteriori funzioni collaborative per i team aziendali si rende necessario il pagamento di un piano a servizio, su base mensile o annuale.
• Microsoft Teams: accessibile via web browser e app proprietaria desktop e mobile, facilmente integrabile con le applicazioni 365. Si tratta di una suite software per la comunicazione molto completa, in grado di supportare varie tipologie di chat e videoconferenza, caratteristiche che ne fanno il complemento ideale sia per chi usa le applicazioni Office di Microsoft, sia per chi già utilizza Skype per le comunicazioni. Gratuito per le funzioni di base ed incluso nei vari piani tariffari di Microsoft 365 per le funzioni di produttività e gestione più avanzata.
• Google Meet: recente evoluzione di Hangouts Meet, durante la pandemia è stato reso disponibile gratuitamente per 60 minuti a chiunque abbia un account Google. Molto completo e diffuso grazie alla profonda integrazione con gli altri servizi dell’ecosistema di “big G”. Ad esempio l’attivazione di un appuntamento su Google Calendar crea automaticamente una riunione su Meet.
• GoToMeeting: sviluppati da Citrix, GoToMeeting e GoToWebinar sono software molto utilizzati per riunioni, webinar e corsi online. Come nel caso di Zoom, la sua fortuna commerciale durante il lockdown è data soprattutto dal fatto di essere molto ben posizionato già in precedenza.
• Cisco Webex: La piattaforma sviluppata da Cisco è orientata su tre funzioni di riferimento: videoconferenza, messaggistica istantanea e call vocali. La versione a pagamento include i servizi cloud, come la conservazione delle sessioni registrate. Al momento consente la partecipazione di ben 200 utenti per sessione.
• Slack: il software di comunicazione più amato dagli sviluppatori ha integrato una sezione video, disponibile al momento per la versione desktop.
• Adobe Connect: focalizzato sulla presentazione dei progetti in spazi virtuali collaborativi. Pur utilizzabile in qualsiasi ambito, la suite di Adobe ha una connotazione più verticale nei settori del marketing e della creatività per i brand, lo dimostra il fatto che sia un servizio che, al di là di un periodo iniziale di prova gratuita, prevede soltanto piani soggetti a pagamento. Il suo punto di forza risiede nell’interoperabilità con i moltissimi strumenti creativi che la suite di Adobe ha nel proprio catalogo.
• Jitsi Meet: molto flessibile e semplice da utilizzare, fattore che lo rende particolarmente apprezzato nell’utilizzo comune, Jitsi Meet annovera tra i propri punti di forza l’interoperabilità su molti sistemi operativi con integrazioni per software Microsoft, Google e Slack, oltre alla possibilità di live streaming su Youtube.
• Bluejeans: la suite di Verizon ha le idee ben chiare nel proprio payoff: “Video Conferencing for the Digital Workplace”, con il supporto per meeting, chat room, eventi, con interessanti funzioni di interoperabilità con altri sistemi, tra cui Microsoft Teams.
• Discord: apparentemente più simile a servizi di streaming come twitch, Discord è uno strumento perfetto per le community, non soltanto in ambito consumer, ed integra funzioni di videochiamata e condivisione schermo. Molto interessante per via della sua user experience, che consente ad ogni utente di creare un server multimediale virtuale in cui condividere in tempo reale un’ampia tipologia di contenuti.

Oltre ai software nativamente basati su funzioni di videoconferenza, troviamo i software di messaggistica istantanea, concepiti per comunicazioni semplici da configurare. In tempi recenti quasi tutte hanno integrato funzioni di videochiamata, sfruttando microfoni e camere frontali dei device mobile, cosa che li rende una valida alternativa ai software più strutturati quando non occorrono funzioni di collaborazione avanzata,

La loro forza è nei grandi numeri, sfruttando il fatto che molti di questi software sono preinstallati sui sistemi operativi dei dispositivi mobile, che quasi tutti hanno sempre a disposizione. Più orientati all’ambito social, sono diventati degli strumenti molto utili anche alle aziende per comunicare con i loro clienti.

• Facebook Messenger: applicazione proprietaria di Facebook, integrata nella versione web del celebre social media e disponibile anche quale app stand alone sui sistemi mobile. Utilizzato prevalentemente per le chat testuali, integra anche funzioni di videochiamata, con la possibilità di creare istantaneamente delle room con altri utenti Facebook, anche a margine di eventi in streaming. Utilizzato dalle aziende in ambito customer care.
• Apple FaceTime: molto nota per essere l’app di videochiamata integrata sui sistemi operativi iOS (iPhone, IPad, IPod, Apple Watch) e MacOS (Macbook).
• Whatsapp: la app di instant messaging più famosa al mondo, nella sua versione mobile, integra anche un sistema di videochiamata. La versione business è progettata appositamente per le esigenze di social CRM delle aziende.
• WeChat: esistono globalmente vari competitor di Whatsapp e tra i più celebri vi è certamente WeChat, grazie alla sua radicata presenza nel mercato cinese. Disponibile anche da noi, offre un servizio di videoconferenza per un massimo di 15 persone. Tra le altre alternative più note, oltre ai due citati per esteso a seguire, ritroviamo Viber (Rakuten), Line o lo stesso Skype.
• Telegram: spesso visto come una semplice alternativa a Whatsapp, Telegram è molto interessante grazie alla sua gestione di gruppi, canali e bot, che lo rendono uno strumento molto interezzante anche per le esigenze di CRM delle aziende, oltre al fatto di essere interoperabile con altre applicazioni. Pur in netto ritardo rispetto alla “concorrenza” nell’agosto 2020 Telegram ha introdotto anche la funzione di videochiamata.
• Signal: Tra i concorrenti di Whatsapp e Telegram ritroviamo sicuramente Signal, particolarmente apprezzato per le sue policy poco invasive nei confronti dei dati di utilizzo degli utenti. La sua attenzione per la privacy è infatti diventato un elemento di branding capace di posizionare il software in maniera inequivocabile sul mercato. Non ha connessioni commerciali, né pubblicità / ads, grazie ad un modello di business esclusivamente basato sulle donazioni degli utenti.
• Houseparty: a differenza dei software di messaggistica istantanea, Houseparty nasce esplicitamente come “face-to-face social network”, basando le proprie funzionalità principali sulla comunicazione video. Disponibile sia per mobile che come estensione su Google Chrome.

L’hardware per la videoconferenza

Parlare di hardware per una videoconferenza equivale ad abbracciare un parco tecnologico molto ampio, che va dalla semplice connessione individuale all’allestimento delle sale riunioni complete, dotate di periferiche ad hoc per riunioni che prevedono vari gruppi, sia in presenza che in remoto.

Nel caso di una connessione per singolo utente, la postazione pc deve essere almeno dotata di una webcam e di un microfono, correttamente riconosciuti dal sistema operativo su cui viene eseguito l’applicativo di videoconferenza. L’offerta è molto ampia e si spazia da componenti da poche decine di euro a sistemi ben più costosi, nel caso dell’hardware per lo streaming professionale.

Nel caso delle sale riunioni sono possibili molte configurazioni, in funzione del budget disponibile. Nella situazione ottimale è possibile avvalersi di sistemi che vengono comunemente definiti Room Based Video, endpoint che prevedono il supporto per più schermi e interfacce di input, in genere con un sistema audio multicanale ottimizzato per l’ambiente di riunione. In questo caso è molto importante il ruolo dei microfoni, che possono essere ottimizzati per l’utilizzo in ambiente controllato. Le webcam dei sistemi Room Based Video avanzati, oltre ad avere una risoluzione ed un framerate elevato, sono in grado di riconoscere la posizione dello speaker ed effettuare un autofocus dinamico.

Per garantire il corretto funzionamento di un sistema di videoconferenza è determinante il ruolo svolto dalla piattaforma cloud, dove risiede il core dell’architettura IT. I principali provider di servizi di videoconferenza hanno server in grado di supportare un enorme flusso di dati in streaming, per consentire il corretto funzionamento delle sessioni anche con centinaia di utenti connessi contemporaneamente.

I vantaggi per l’azienda

La progressiva riorganizzazione delle riunioni, interne e con i clienti, genera un flusso di vantaggi cui è difficile rimanere indifferenti. Se per molti anni le riunioni in presenza sono rimaste uno standard per consuetudini difficili da scardinare, la pandemia Covid-19 ha di fatto imposto uno standard latente, destinato ad avere continuità anche nel “new normal”. Grazie alle riunioni in videoconferenza, le aziende possono infatti ottenere:

• Vantaggi in termini di sostenibilità economica e ambientale: dovuti al risparmio in viaggi e trasferte e al conseguente minor impatto sull’ambiente;
• Vantaggi in termini di efficienza del personale: il tempo dedicato alle riunioni è di fatto quello strettamente necessario, per cui il monte ore risparmiato in viaggi e trasferte può essere dedicato alla produttività;
• Vantaggi in termini di efficienza delle riunioni: minor dispersione e miglior organizzazione delle informazioni, disponibili in digitale (documenti, chat, ecc.) con la possibilità di registrare le sessioni direttamente grazie ai software utilizzati;
• Vantaggi in termini di coinvolgimento: possibilità di coinvolgere più persone in remoto, aumentando il livello di soddisfazione generale per tutti gli stakeholder interessati.

La videoconferenza del futuro: spatial computing (cloud AR) in realtà virtuale e realtà aumentata

I software collaborativi non si limitano alle riunioni e alla condivisione di documenti su schermo. Possono fare molto di più. Grazie alla realtà virtuale e alla realtà aumentata, è possibile affiancare alla tradizionale esperienza su PC (mouse, tastiera, monitor) uno scenario molto più immersivo ed efficace per i processi di design review.

L’AR Cloud consente di dare luogo a mondi digitali realmente in grado di superare, sia funzionalmente che dal punto di vista dell’esperienza, i vincoli del mondo fisico, non solo per via della distanza che rende necessaria la comunicazione in remoto.

Grazie alle proprietà della AR Cloud, la videoconferenza prende corpo nello spazio fisico che ci circonda. Software come Spatial nascono per abilitare uno spazio collaborativo totalizzante, in cui è possibile interagire, indipendentemente dal fatto che si abbia a disposizione un pc, uno smartphone, un visore di realtà virtuale o di realtà aumentata. Grazie ai dati spazializzati in locale e salvati in cloud, è possibile ritrovare gli elementi nello stesso punto quando si riavvia la stessa riunione in sessioni di lavoro differenti.

Tra le novità più attese nel 2021 per quanto riguarda gli ecosistemi collaborativi ritroviamo Microsoft Mesh. Presentato all’evento corporate Ignite, Mesh è una piattaforma collaborativa che fa ampio uso di realtà virtuale e realtà aumentata per proiettare gli avatar 3D delle persone impegnate nella riunione nello spazio fisico di ogni partecipante, dando la sensazione di essere tutti presenti attorno allo stesso tavolo virtuale. Ciò è possibile grazie alla tecnologia holoportation, che consiste proprio nel rappresentare le altre persone presenti alla riunione in 3D. Qualcosa di molto simile a ciò che eravamo abituati a vedere nei film di fantascienza.

Inizialmente disponibile per Microsoft Hololens 2, è in programma lo sviluppo del supporto per molti altri visori, in modo da diventare a tutti gli effetti il Microsoft Teams del futuro. La roadmap di Mesh prevede una versione preliminare stand-alone, successivamente integrata come componente proprio in Teams, una volta che verrà rilasciata la prima versione ufficiale.