L’evoluzione del workplace, accelerata da una dinamica imprevedibile come l’emergenza Covid-19, ha portato a una nuova concezione del luogo di lavoro, sempre più decentralizzato nella direzione di un vero smart working.
Il radicato concetto di ufficio, ognuno dotato di una propria stampante multifunzione da utilizzare in maniera più o meno indiscriminata è ormai palesemente inefficiente dal punto di vista economico, scarsamente sostenibile dal punto di vista ecologico e poco funzionale anche a livello operativo.
Oggi le aziende, pubbliche e private, possono avvalersi di sistemi di gestione documentale e stampa gestita innovativi, capaci di monitorare l’intero flusso di dati, che va dalla digitalizzazione del documento cartaceo, all’implementazione automatica delle informazioni di digitali nei sistemi aziendali, fino alla gestione di tutti i processi di stampa e fruizione dei dati.
In questo contesto di rinnovata efficienza, la scalabilità del cloud consente di estendere i vantaggi legati alla gestione “smart” dei documenti a tutte le dimensioni di business, dal libero professionista all’azienda multinazionale.
Vediamo pertanto, prendendo spunto da un caso attuale di notevole successo, come sia possibile ridefinire in maniera semplice e flessibile la pipeline di gestione documentale dell’intera azienda, superando nel vero senso della parola i limiti dell’ufficio fisico a tutto vantaggio di un modello efficiente, sicuro e sostenibile dal punto di vista economico ed ambientale.
Gestione documentale: il caso di EuroMilano, leader nel settore immobiliare
Tra le aziende cha hanno deciso di innovare profondamente il loro sistema di gestione documentale ritroviamo EuroMilano, contractor immobiliare noto per essere il promotore di UpTown, ambizioso smart district che sta sorgendo a Milano, nel contesto di una delle più grandi opere di trasformazione urbana d’Europa.
Il briefing che il consulente Gruppo Gariboldi, partner Canon, si è trovato a risolvere è tra quelli più comuni nel contesto della trasformazione digitale: un’azienda come EuroMilano si ritrova ogni giorno a dover gestire molte migliaia di documenti, per far fronte ad una varietà di esigenze e di ruoli molto eterogenea, che spazia dalla progettazione, alla gestione dei canteri e al marketing in ambito real estate.
Tale esigenza era risolta attraverso un sistema frammentario, che vedeva tecnologie hardware e software differenti, scarsamente integrate tra loro. La necessità di riorganizzare i processi interni verso un modello più sostenibile ha spinto l’azienda a rivedere integralmente i propri flussi di gestione documentale.
Lo conferma Attilio di Cunto, AD di EuroMilano: “Il momento presente invita a profondi ripensamenti su privacy, sostenibilità, cura dei prodotti e ancor prima del nostro personale. La propensione al cambiamento, prima ancora dell’innovazione tecnologica, è stata la chiave della nostra sintonia con Canon”.
Grazie all’impiego di un sistema multifunzione come Canon imagePRESS C165, insieme a dispositivi office della gamma imageRUNNER ADVANCE DX, EuroMilano è riuscita ad internalizzare tutta la gestione documentale, coordinandola grazie alla piattaforma cloud Canon uniFLOW.
L’integrazione e il controllo in tempo reale di stampanti e software di gestione ha consentito di rendere meno dispersiva e molto più efficiente tutta la filiera, dai primi test su pezzi unici alla produzione su tiratura elevata di documenti progettuali, capitolati, brochure, volantini e tutto il necessario per gestire ogni giorno una pipeline complessa come quella di un grande contractor del mercato immobiliare, che vede costantemente all’opera i dipendenti, i fornitori e i consulenti esterni.
Ma quali sono le caratteristiche per cui una piattaforma come Canon uniFLOW, grazie all’acquisizione di semplici abitudini, riesce ad innovare in maniera così profonda i processi aziendali legati alla gestione dei documenti?
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Canon uniFLOW: la soluzione di scansione e stampa su misura per ogni business
L’obiettivo di uniFLOW, come suggerisce l’etimologia stessa, è garantire una piattaforma unica per gestire l’intero flusso documentale dell’azienda. Un solo sistema, accessibile attraverso app o browser web, che consente di stampare, effettuare scansioni oltre a gestire tutti i dispositivi collegati, compresi gli accessi e le autorizzazioni per tutti gli utenti.
Grazie alla scalabilità dei servizi in cloud, Canon è in grado di offrire un supporto a servizio che si adatta alle esigenze di un’ampia gamma di utenti, a prescindere dalla dimensione aziendale. I vantaggi non sono vincolati ad una soglia minima, risultando la soluzione ideale per la piccola e media impresa. A fare la differenza non è la dimensione del business, ma l’organizzazione che si associa ad una gestione documentale moderna, capace di focalizzarsi sul lavoro, anziché sui tecnicismi della rete e dei dispositivi ad essa connessi.
Tra le principali caratteristiche di Canon uniFLOW, ritroviamo:
- Protezione dei documenti: un sistema di autenticazione robusto evita l’accesso a chi non possiede le autorizzazioni necessarie per gestire determinati documenti. Nel caso della stampa in remoto, chi riceve può abilitarla soltanto dopo aver ricevuto un codice dal mittente, in modo che nessuno possa accedervi in maniera impropria.
- Operazioni personalizzate: flussi di lavoro automatizzati per acquisire, condividere e archiviare documenti direttamente sui sistemi aziendali.
- Scansione intelligente: funzioni OCR avanzate, in grado di riconoscere la tipologia del documento ed acquisire in maniera semantica le informazioni.
- Instradamento automatico: il sistema è in grado di selezionare il dispositivo più adatto per la stampa di un determinato documento.
- Controllo dei costi: creazione di regole per monitorare tutti i processi di copia, scansione e stampa, ai fini di ridurre gli sprechi, anche nell’ottica di individuare i sistemi multifunzione più adatti per soddisfare i carichi di lavoro delle aziende. La gestione del parco stampanti consente di ottimizzare anche i costi relativi ai consumabili.
- Stampa da qualsiasi luogo: è possibile lanciare e ricevere le stampe da e su tutti i dispositivi connessi. Attraverso una app proprietaria è ad esempio possibile lanciare da mobile la stampa di un documento presso una qualsiasi stampante in remoto connessa ad uniFLOW.
Canon uniFLOW si dimostra inoltre molto flessibile nel supportare anche sistemi di scansione e stampa di altri produttori, configurandosi quale soluzione universale e ibrida per la gestione documentale, senza obbligare le aziende a sostituire le dotazioni già attive presso i vari uffici.
Si tratta di un vantaggio molto rilevante soprattutto per abilitare in tempi rapidi una strategia molto più innovativa rispetto alla tradizionale gestione IT dei sistemi documentali.
La gestione unificata in cloud consente inoltre un concreto risparmio dal punto delle risorse IT necessarie per garantire la resilienza dei sistemi di gestione documentale presso tutti gli uffici dell’azienda, con garanzia di pieno supporto anche per i dipendenti che operano in smart working.
Lavorare meglio e spendere meno, grazie al cloud
Abbiamo visto come grazie ad una piattaforma cloud based come uniFLOW sia possibile capitalizzare gli investimenti in funzione dei risultati dell’azienda, grazie un monitoraggio in tempo reale di tutti i processi legati alla gestione documentale.
Già decisivo per le sorti di successo di altre tecnologie informatiche, il cloud si prospetta quindi quale attore discreto, invisibile quanto fondamentale per garantire la piena funzionalità del workplace moderno, in cui l’idea dell’ufficio unico è ormai statica e limitante, quando connessioni sempre più affidabili ci consentono di essere operativi ovunque, superando i limiti fisici della distanza e del tempo.
Da sempre all’avanguardia tecnologica nei sistemi di stampa e scansione, Canon ha quindi scelto la via della personalizzazione dei servizi per garantire all’utente finale di automatizzare sequenze di operazioni anche piuttosto articolate. L’obiettivo è garantire processi sempre più semplici per tutti gli utenti, in modo che la componente IT della gestione del documento risulti del tutto trasparente, e sul lavoro ognuno possa concentrarsi davvero su ciò che deve fare, senza perdere tempo in quelle procedure che possono essere facilmente automatizzate grazie ad una buona pianificazione.
Un caso ricorrente è dato dalle funzioni scan to cloud configurabili, che consentono allo scanner di acquisire un documento e riconoscerne, oltre al testo, anche la tipologia, distinguendo ad esempio tra un preventivo, un contratto o una fattura, isolando le informazioni presenti nei vari campi.
Grazie a questa logica, l’utente può pertanto acquisire un documento e archiviarlo nella posizione corretta, a disposizione dei software CRM, ERP e Office automation opportuni. Una volta pianificato l’intero flusso, tutte queste operazioni possono essere effettuate grazie alla semplice pressione di un tasto sul sistema multifunzione. A tutto il resto penserà uniFLOW.
L’affidabilità dei servizi in remoto di Canon si basa sull’infrastruttura cloud di Microsoft Azure.
