Workspace as a Service: cos’è e come funziona

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È il tempo del lavoro davvero smart, la ripartenza passa da qui e dall’uso, adeguato, delle piattaforme digitali. È il tempo di #smartspace nuova rubrica multipiattaforma costruita in collaborazione con NPO Sistemi e VMware.

Cosa è il Workspace as a Service

In un momento in cui abbiamo avuto un forte incentivo e la necessità di lavorare da remoto abbiamo scoperto che è possibile beneficiare di un Workspace as a Service (WaaS). Che, in fondo, non è poi tanto diverso, come formula e intenzioni, dalle tantissime formule as a Service e per abbonamento di cui siamo sempre più abituati a usufruire. Ma che cosa è, esattamente, il Workspace as a Service? Volendo azzardare una definizione, il WaaS è un tipo di virtualizzazione desktop che le aziende utilizzano per rendere disponibili ai propri dipendenti e collaboratori l’accesso a informazioni e dati aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, utilizzando il dispositivo scelto dal dipendente.

Come fare il Workspace as a Service

Dietro il funzionamento dello Workspace as a Service c’è la fornitura da remoto di strumenti di lavoro flessibili da parte del provider verso i dispositivi utilizzati dagli utenti finali.
Ma non si tratta soltanto della classica fornitura delle applicazioni aziendali: piuttosto, con il Workspace as a Service i tradizionali spazi di lavoro dell’ufficio vengono trasformati in veri e propri spazi digitali, offrendo ai dipendenti la necessaria flessibilità lavorativa. Uno spazio di lavoro digitale è dunque una soluzione moderna attraverso cui gli utenti ottengono le app, i desktop virtuali e i dati desiderati direttamente sui propri dispositivi personali (smartphone, laptop, tablet, ecc.), ricevendoli dall’infrastruttura cloud remota.

Ovviamente, prima c’è la necessità di un passaggio supplementare: per beneficiare del Workspace as a Service gli utenti devono installare un apposito software client nei propri dispositivi endpoint, così poi da accedere allo spazio di lavoro personalizzato.
Molto spesso esiste un’opzione Single Sign-On (SSO) che permette agli utenti di non essere costretti a ricordare più password per i propri accessi. Allo stesso tempo, con l’obiettivo di migliorare la sicurezza, i provider WaaS implementano spesso l’autenticazione a più fattori per le diverse aree di lavoro. Una volta completata la configurazione, gli utenti finali possono così ottenere agilmente le loro app preferite e i desktop virtuali.

La formula di Npo Sistemi in collaborazione con VMware

La necessità di un’evoluzione di questo tipo è perfettamente nota a un operatore come Npo Sistemi (qui tutti i dettagli sull’idea di Workspace firmata NPO), che da oltre 35 anni affianca le aziende nell’individuare le sfide e nel cogliere le opportunità dell’Innovazione Digitale. Un system integrator di eccellenza che, in collaborazione con VMware (qui tutti i dettagli sull’idea di Workspace fermata VMware), ha costruito una risposta senza precedenti alla richiesta dei nuovi spazi di lavoro flessibili.

In particolare, NPO ha messo a punto “Workplace as a service”, una proposta su misura e ready to wear, pronta all’uso, declinata in quattro main pillar:

• Supporto tecnologico: fornitura della parte hardware per un’immediata sostituzione dei desktop in laptop con un servizio di ritiro, smaltimento e recupero del valore;
• Configurazione a distanza degli applicativi aziendali;
• Rateizzazione finanziaria con diverse forme di noleggio realizzate su misura per il Cliente così da non impattare sul budget immediato;
• Servizi di asset lifecycle management, con la configurazione “on center” dei device e con servizi di manutenzione e sostituzione anche in caso di furto o danno accidentale

Una proposta che pone Npo come partner unico, un single point of contact, in grado di soddisfare tutte queste esigenze e supportando le aziende in tempi brevissimi nell’abilitazione dello Smart Working. Come racconta in questa speciale videointervista Alessandro Fossati, responsabile della line of business Digital Workplace Services di Npo Sistemi.

I vantaggi

Fin qui la descrizione su che cosa sia il Workspace as a Service, ma la vera grande domanda è quali siano i vantaggi di questo approccio tecnologico.

Come l’ultimo anno e mezzo di pandemia ha dimostrato, esiste una crescente domanda di accesso remoto e indipendente agli strumenti di lavoro aziendali, così da slegare gli utenti dalla presenza fisica nelle sedi aziendali.
Il principale vantaggio legato alla disponibilità di soluzioni WaaS è legato dunque alla possibilità di lavorare da qualsiasi luogo: che, come ormai pienamente appurato, comporta dei vantaggi anche da un punto di vista della produttività aziendale, oltre che per il delicato work-life balance di ciascun dipendente.

Infatti, la possibilità di lavorare proficuamente da remoto permette di ottimizzare i tempi morti legati a trasferte e spostamenti, nonché di rimediare a situazioni esterne (scioperi, maltempo, etc). Dal momento che le app e il desktop virtuale sono sempre a portata di mano, esiste inoltre una maggiore possibilità di rispondere rapidamente alle richieste dei propri clienti, rafforzando così la relazione fiduciaria.
Ci sono poi tutta una serie di vantaggi legati alla possibilità di ottimizzare gli spazi aziendali, proprio in funzione della possibilità di lavorare ovunque offerta dal Workspace as a Service (WaaS).

Una più facile scalabilità

C’è inoltre un aspetto meno immediato da contabilizzare ma estremamente importante dal punto di vista organizzativo: i provider WaaS si occupano di tutti gli aspetti, dalla distribuzione del desktop, all’implementazione, alla sicurezza dei dati, alla consegna delle applicazioni agli aggiornamenti. In questo modo sgravano i team IT aziendali da tutta una serie di attività impegnative e permettendo alle organizzazioni di concentrarsi su quelle maggiormente a valore.

Esiste poi un vantaggio che è tipico del modello as a service: il Workspace as a Service, per sua stessa natura, non richiede investimenti elevati o costi di avviamento. Il servizio può essere acquistato dalle aziende con una formula ad abbonamento onnicomprensiva o a consumo, inclusiva di manutenzione, aggiornamenti, upgrade e supporto. Dunque, non sono necessari costi di investimento né per l’hardware che per il networking, con vantaggi importanti da un punto di vista della scalabilità.
Quando un’azienda ha bisogno di aggiungere o diminuire il numero di postazioni, può farlo in maniera abbastanza rapida, senza neppure necessità che gli utenti finali abbiano a disposizione un endpoint ultra-performante (dal momento che le prestazioni sono legate al pacchetto messo a disposizione dal provider).

La cura della sicurezza informatica

Altro punto importante, specie in tempi di GDPR, è l’aspetto della sicurezza informatica: con una soluzione WaaS, la sicurezza dello spazio di lavoro digitale (dati, app, desktop, ecc.) è responsabilità dei provider che, di norma, possono mettere sul piatto politiche di cybersecurity estremamente avanzate, come patch del sistema operativo dei desktop, antivirus, crittografia dei dati, monitoraggio della rete 24/7 e policy intelligenti, così da garantire una protezione completa delle aree di lavoro.

Il mercato Workspace as a Service (WaaS) secondo Report Linker è in rapida crescita: dai 4,90 miliardi di dollari nel 2019 dovrebbe raggiungere 8,54 miliardi di dollari entro il 2025, con un tasso di crescita annuale del + 9,7% nel periodo di previsione 2020-2025.