Mai come in questo momento, probabilmente, si è parlato di Modern Workplace e non potrebbe essere altrimenti. La pandemia ha determinato una improvvisa e massiccia diffusione del remote working che però, tranne per pochissimi lavori, non potrà essere la regola del futuro.
Nonostante gli indubbi vantaggi del lavoro da casa (primo tra tutti il bilanciamento tra vita personale e lavorativa), esistono anche non pochi svantaggi in una forza lavoro completamente e perennemente remota: è infatti più difficile conoscersi a distanza, così come effettuare una buona formazione dei nuovi assunti o sviluppare delle adeguate leadership interne. Per queste ragioni, tutto lascia pensare che il mondo del lavoro del prossimo futuro sarà ibrido, in parte da casa e in parte in ufficio. In questo senso occorre ripensare profondamente i propri spazi di lavoro e le organizzazione delle attività dei propri dipendenti, abbracciando un nuovo approccio.
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Perché serve un Modern Workplace
Quello che è chiaro a tutti, infatti, è che l’ufficio del futuro dovrà essere molto diverso da quello del passato, troppo spesso simile all’impostazione di una fabbrica vecchio stile, con orari rigidi, cartellini in entrata e uscita e regole soffocanti per dipendenti e collaboratori.
Dopo avere sperimentato in misura massiccia i benefici e anche gli svantaggi del lavoro da casa, infatti, occorre che i nuovi posti di lavoro del futuro, i modern workplace, abbiano delle caratteristiche tali da essere attraenti e utili per tutte le risorse umane di un’azienda. Decine di ricerche, infatti, dimostrano come la qualità delle prestazioni lavorative sia strettamente connessa alla soddisfazione e al coinvolgimento del personale, che deve quindi essere messo nelle condizioni di operare al meglio.
Fatta questa importante premessa possiamo definire il Modern Workplace come l’insieme delle condizioni tecnologiche, fisiche e psicologiche che consentono di raggiungere la soddisfazione dei dipendenti ottimizzando al contempo la produttività e l’efficienza delle imprese.
Allo stesso tempo il modern workplace deve essere inteso come qualcosa di non immutabile: le necessità di dipendenti e collaboratori si evolvono, dunque occorre essere sempre pronti ad apportare i necessari correttivi.
Cosa occorre per creare un Modern Workplace
Insomma, nel pieno paradigma New Normal, le organizzazioni non possono ignorare l’esigenza di attuare interventi strutturali per migliorare l’esperienza dei dipendenti, ovunque essi si trovino, con conseguenti vantaggi sulla produttività e sul benessere.
Come deve essere quindi organizzato un Modern Workplace? Spesso alcune aziende commettono l’errore di pensare soltanto alla tecnologia per creare un posto di lavoro a misura di presente e futuro. Ma il modern workplace non si costruisce soltanto dotando i propri dipendenti di qualche applicazione innovativa, dal momento che la tecnologia deve costituire il mezzo e non il fine degli interventi.
Il modern workplace, piuttosto, è strettamente collegato alla mentalità, alla comunicazione, alla cultura e a tanti altri aspetti intangibili di un’organizzazione. Deve perciò porsi in primo luogo l’obiettivo di promuovere l’empowerment, la collaborazione, l’innovazione, la flessibilità e la crescita: a questo scopo si rivela estremamente utile, anzi ormai praticamente indispensabile, l’utilizzo delle moderne tecnologie digitali.
Proviamo ora fissare alcune caratteristiche generali del modern workplace. Innanzitutto il focus dei responsabili aziendali non deve essere sul monte orario scritto nel contratto di ogni dipendente, quanto piuttosto sulla realizzazione dei compiti e delle attività assegnate e che possono essere anche profondamente diverse giorno dopo giorno: in un modern workplace i dipendenti devono perciò essere liberi di scegliere l’area o il luogo di lavoro che meglio si adatta alle proprie attività o ai compiti da svolgere. Per questo motivo gli uffici moderni devono prevedere sia le classiche postazioni più o meno fisse che spazi riservati ad attività specifiche (ad esempio per effettuare call e chiamate telefoniche), nonché prevedere aree che facilitino la collaborazione tra persone e team. L’obiettivo deve essere sempre quello di massimizzare la produttività delle risorse umane, consentendo loro di essere più efficaci e coinvolti.
La tecnologia necessaria
Ovviamente il ruolo delle componenti tecnologiche e collaborative nell’ambiente di lavoro moderno è fondamentale: la connettività deve essere pervasiva e di alto livello, consentendo una comunicazione efficace e sicuro 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Servono poi naturalmente soluzioni di collaborazione e condivisione, che aiutino le persone a condividere e gestire file e contenuti di varia natura in maniera sicura e rapida, tenendo traccia delle attività e facilitando al contempo la collaborazione tra team diversi. Ovviamente non possono mancare soluzioni di messaggistica, per facilitare al massimo la comunicazione. Spazio anche alle soluzioni di virtual desktop, che consentono l’accesso immediato alla propria postazione di lavoro indipendentemente dal dispositivo utilizzato.
Cruciale è anche investire su applicazioni e soluzioni hardware per le videoconferenze, che continueranno a giocare un ruolo fondamentale anche nel post pandemia. L’intera infrastruttura tecnologica di riferimento nel modern workplace, ovviamente, deve essere cloud oriented, in modo da garantire sempre e comunque l’accesso alle risorse da qualsiasi posto.
Non meno importante è il tema della comunicazione e all’interoperabilità con le altre piattaforme e tecnologie. Ormai soluzioni leader come Microsoft Teams e Microsoft 365 possono essere infatti integrate con app native e di terze parti, abilitando anche flussi di lavoro automatizzati.
L’intera architettura del Modern Workplace va poi pensata in un’ottica di “Zero Trust Security”, prestando cioè particolare attenzione alla sicurezza, ma anche ad aspetti meno appariscenti come Governance e compliance. Oltre ai temi tecnologici, occorre puntare su aspetti più intangibili come knowledge management, well-being e formazione, che possono portare ulteriori vantaggi sulla produttività e sul benessere nel nuovo modo di lavorare ibrido.
Modern Workplace: appuntamento il 25 novembre con il Be Connected Day
Per implementare il Modern Workplace, insomma, servono aziende lungimiranti e pronte all’innovazione organizzativa, che siano in grado di adottare le migliori soluzioni digitali disponibili per ottimizzare il lavoro dei propri dipendenti.
Ovviamente non mancano importanti sfide attuali per l’effettiva implementazione di soluzioni di Workplace Experience: il loro livello di maturità e frammentazione, i delicati temi di compliance e confidenzialità nell’utilizzare big data aziendali e la complessità nell’armonizzare queste nuove tecnologie nei processi aziendali esistenti per realizzare in pieno gli obiettivi di benessere, risultati e inclusività.
Di tutti questi temi si parlerà il prossimo 25 novembre in occasione del Be Connected Day, uno speciale evento on line, completamente gratuito e aperto a tutti, in programma dalle 9.30 fino alle 17.30.
Il BCD si ispira ad un approccio ‘from the field’, dove gli interventi e i contenuti degli speaker – esperti, di rilievo nazionale e internazionale – sono il risultato di studi e progetti nel mondo reale. In particolare il focus della prossima edizione sarà sulla Hybrid Workplace Experience e i conseguenti vantaggi sulla produttività e sul benessere dei lavoratori, che possono essere abilitati da tecnologie come quelle di Microsoft.
L’evento si declinerà attraverso quattro track tematiche, strategiche e preponderanti nella visione tecnologica dei prossimi anni. I main sponsor dell’evento sono Imagicle e Logitech.
- Business Decision Makers (BDM): track non tecnica del mattino dedicata ai leader per avere un’anteprima della visione del Modern Work e del suo futuro ibrido! E’ qui che top leaders del calibro di Jeff Teper (Microsoft CVP), Fabio Moioli (Head of MCS), Luba Manolova (Director M365) e Carlo Mauceli (CTO Microsoft) aprono con le loro imperdibili sessioni.
- Intelligent Communications (COM): track tecnica del pomeriggio dedicata a Microsoft Teams, a tutto l’ecosistema della comunicazione e all’interoperabilità con le altre piattaforme e tecnologie. Collaboration, Voice, Video, Governance, Security, e Compliance. Sponsor speciale di questa track saranno Audiocodes e Epos
- Security (SEC): track tecnica del pomeriggio dedicata completamente alla sicurezza in Microsoft 365 con particolare attenzione sugli scenari che tratteranno tutti e 6 gli elementi fondamentali del modello “Zero Trust Security”. Lo sponsor di questa track sarà Microsys.
- Extensibility (App): track tecnica del pomeriggio dedicata alla guida per gli sviluppatori e non, alla scoperta delle incredibili opportunità di estensibilità e di integrazione di Microsoft Teams e Microsoft 365 con app native e di terze parti e flussi di lavoro automatizzati, che possono essere integrati con la piattaforma Power e sviluppati in Visual Studio e con soluzioni no-code/low-code.
[Trovate tutti i dettagli e le informazioni per iscrivervi al prossimo Be Connected Day qui.]
