Microsoft Teams: una piattaforma di collaborazione, un ecosistema di possibilità

L’analisi di un fenomeno come Microsoft Teams ci pone di fronte ad un’ascesa probabilmente senza precedenti, sia in termini di popolarità che di maturazione tecnologica. Passato da 13 milioni di utenti nell’aprile 2019 agli oltre 250 milioni di utenti attuali, la piattaforma di collaborazione e telefonia di Microsoft sta crescendo lungo una roadmap di sviluppo difficile da seguire, tali e quante sono le novità che vengono costantemente introdotte.

L’evento Be Connected Day 2021, realizzato da UCUG (Unified Communication Users Group) è stata un’occasione davvero molto utile per fare il punto della situazione sulle novità recenti di Microsoft Teams e sulle principali novità che ci attenderanno già nelle prossime settimane.

Microsoft Teams: verso il new normal, in attesa del metaverso

Sarebbe sin troppo semplice ricondurre le ragioni del successo di Microsoft Teams alla pandemia Covid-19, che dal marzo 2020 ha costretto la maggior parte delle aziende a adattarsi alle modalità del lavoro in remoto, nella prospettiva di orientarsi verso un new normal caratterizzato dal lavoro ibrido.

Lo stravolgimento del classico modello basato sul lavoro in ufficio ha contribuito senza dubbio ad una crescita esponenziale delle piattaforme di comunicazione unificata, che contemplano la possibilità di effettuare telefonate, riunioni, webinar, eventi, sessioni di lavoro collaborativo e molte altre opzioni per surrogare l’impossibilità di svolgere tali operazioni in condizioni di prossimità fisica. Lo stesso discorso potrebbe valere per la didattica a distanza e per tutte le situazioni che prevedono la necessità di una piattaforma di condivisione dell’esperienza.

Sarebbe però riduttivo, alla luce dell’attuale implementazione, considerare Teams come un semplice strumento per portare online ciò che abitualmente si faceva in presenza. Teams oggi rappresenta molto di più, in quanto consente un livello di produttività ben superiore rispetto a quanto si potrebbe fare semplicemente in condizioni di prossimità fisica.

Nell’ultimo anno Microsoft Teams ha implementato oltre 300 nuove funzioni, capaci di rendere sempre più completa una piattaforma oltretutto concepita per essere facilmente estesa nelle sue applicazioni, offrendo moltissime opportunità di business per gli ISV (Independent Software Vendor) e i system integrator. Grazie a Power BI chiunque può aggiungere e personalizzare funzioni di Business Intelligence, per creare report e insight in relazione a tutte le attività svolte. Tra le proprietà di default, Microsoft Teams dispone comunque di strumenti capaci di elaborare automaticamente dei report post evento per consentire una lettura immediata e comprensibile dei partecipanti e delle loro interazioni.

I Flow di Power Automate consentono invece di creare processi molto articolati, capaci di interfacciarsi in maniera bidirezionali con molti sistemi aziendali, anche di terze parti. La personalizzazione dell’interfaccia è inoltre agevolata da una serie di comodi template, che assolvono un’ampia gamma di situazioni previste.

Microsoft Teams viene inoltre continuamente ottimizzato per supportare storage e file di maggiori dimensioni e lavorare senza eccessive penalizzazioni anche in condizioni di banda ridotta. Tali sforzi consentono una strategia di miglioramento continuo finalizzata nel rendere più efficace e coinvolgente la user experience di milioni di persone che lo utilizzano quale strumento di lavoro e studio, ogni giorno, in tutto il mondo.

Tra le principali novità attese per il 2022 vi è l’integrazione di Microsoft Mesh, che aggiungerà a Teams la possibilità di effettuare esperienze immersive, in ambienti ibridi in multipresenza, grazie alle tecnologie di realtà virtuale, realtà aumentata e realtà mista, che abiliteranno tali opzioni praticamente su qualsiasi device desktop o mobile, senza dover necessariamente disporre di un kit VR o di un Microsoft Hololens, che pur consentiranno di godere dell’esperienza più totalizzante.

Mesh for Teams consentirà di avere una vera e propria anteprima del metaverso, in cui realtà vera e contenuti in computer grafica 2D e 3D si combinano attraverso i rispettivi layer per garantire agli utenti la possibilità di incontrarsi nel medesimo ambiente virtuale, grazie alla possibilità di utilizzare i propri avatar personalizzati. I fortunati possessori di Microsoft Hololens possono sin d’ora provare una app demo che consente di avere un’anteprima delle capacità di spatial computing che verranno implementate in Microsoft Teams nel corso del 2022.

L’eredità di Skype for Business

Il 31 luglio 2021 ha segnato la fine del servizio online di Skype for Business. La versione aziendale del celeberrimo software di comunicazione è stata in pratica assorbita in Teams, in modo da razionalizzare l’offerta strumentale nell’ambito delle app per la comunicazione unificata di casa Microsoft.

In sostanza Skype for Business rimane supportato per quanto riguarda le funzionalità on-premise, con tutte le comunicazioni che vengono gestite direttamente attraverso un server in locale, demandando a Teams le call, le chat di gruppo e i meeting che vengono effettuati online.

La crescente responsabilizzazione di Teams consente agli utenti sul cloud Microsoft di integrare con maggior semplicità gli strumenti utilizzati per le comunicazioni, senza dover ricorrere a due applicazioni piuttosto differenti tra loro sia a livello logico, dal punto di vista delle interfacce e soprattutto delle integrazioni con le altre app.

Microsoft garantisce in ogni caso la piena interoperabilità tra Teams e Skype for Business, così come la possibilità di migrare con successo in cloud in tutte le situazioni in cui è previsto un ambiente ibrido. I tenant di clienti che possiedono infrastrutture in parte on-premise e in parte in cloud non sono stati migrati automaticamente a Teams Only, in modo da consentire il totale controllo sulle funzionalità e sugli strumenti utilizzati nei due ambienti.

L’intelligenza artificiale: l’agente segreto di Microsoft Teams

Dopo la pandemia Covid-19, Microsoft ha effettuato molti survey per intercettare il sentimento diffuso di quegli utenti che si sono ritrovati da un giorno all’altro a lavorare da casa, con tutte le conseguenze che ne sono derivate. Da un lato, si è certamente assistito ad un aumento generale dell’empatia tra i colleghi. Il fatto di ritrovarsi a casa e intuire dall’altra parte del monitor una situazione di intimità famigliare ha consentito di creare dei legami di natura differenti rispetto a quelli instaurati in giacca e cravatta negli ambienti formali dell’ufficio.

D’altro canto, i risultati dei survey effettuati da Microsoft sentenziano come il 60% dei lavoratori si sente operativamente meno connessa ai colleghi da quando ha iniziato a lavorare in remoto. Il che risulta assolutamente comprensibile, dal momento che, soprattutto per quanto riguarda le professioni creative, la collaborazione in presenza rimane in qualche modo necessaria per poter lavorare insieme sui progetti e mettere mano sui prototipi, fisici o digitali che siano.

Le tecnologie immersive di Microsoft Mesh consentiranno sicuramente di rendere possibili anche in remoto molte delle operazioni che vengono effettuate oggi in presenza, anche se prima di riuscire a raggiungere un analogo livello di efficienza operativa, o andare anche oltre ciò che oggi è possibile effettuare insieme in un laboratorio fisico, occorreranno certamente alcuni anni di ricerca, sviluppo ed implementazione.

In attesa che la mixed reality ci porti nel metaverso, l’Intelligenza Artificiale sta facendo passi da gigante per ridurre il gap tra l’esperienza fisica e quella digitale. L’AI è integrata in un numero crescente di tool di Microsoft Tools capaci di controllare contenuti visivi, vocali e di linguaggio per abilitare una gamma di funzionalità molto ampia, tra cui:

• Comprensione del linguaggio naturale (NLP)
• Sottotitolazione automatica del parlato (multilingua)
• Traduzione del parlato in tempo reale
• Trascrizione del parlato in tempo reale
• Traduzione del testo in tempo reale
• Text-to-speech automatico
• Classificazione delle immagini
• Sostituzione degli sfondi
• Moderazione dei contenuti tramite bot
• Sentiment analysis ed estrazione delle key phrase
• Funzionalità OCR per gli appunti manuali
• Funzionalità di emotion detection
• Spell check e correzione automatica del testo

Oltre alle funzioni direttamente correlate all’interazione dell’utente, l’Intelligenza Artificiale consente di effettuare diverse ottimizzazioni a livello tecnico, come la gestione della ridondanza dei pacchetti (Forward Error Correction), la protezione dei frame da problemi derivanti dalla rete, con una gestione intelligente delle eventuali perdite, con il sistema che andrà a richiedere solo i frame mancanti, rendendo estremamente più rapido e meno esoso di risorse il processo. In generale la AI consente di mantenere un’elevata qualità dell’immagine anche quando il segnale presenta qualche perdita rispetto alla situazione ottimale.

Notevoli i progressi anche per quanto concerne le applicazioni dell’Intelligenza Artificiale nelle tecnologie audio, fondamentali per garantire la miglior comprensione della voce e dei suoni, a dispetto dei rumori di fondo. Grazie ad un’accurata fase di training, Microsoft Teams riesce a riconoscere automaticamente gli ambienti, distinguendo con sorprendente facilità i suoni utili alla conversazione dai rumori disturbanti, che vengono opportunamente filtrati. Ad oggi i sistemi di Machine Learning di Teams sono stati allenati in oltre 3000 ambienti sonori reali ed oltre 115.000 ambientazioni simulate, metabolizzando circa 760 ore di parlato e 180 ore di rumore.

Sempre nell’ambito delle tecnologie audio, le tecniche di Machine Learning consentono il funzionamento del SATIN codec, la cui peculiarità risiede nel mantenere una qualità percettiva elevata del suono anche a fronte di una notevole compressione in termini di kbps di banda occupata. Si tratta di uno strumento estremamente prezioso per rendere le conversazioni più leggere e pertanto meno soggette a fenomeni di buffering qualora si riscontrassero delle connessioni con qualità scadenti.

Un servizio all-in-one per telefonia e collaboration

Microsoft Teams sta continuamente implementando il proprio parco tecnologico per il comparto telefonico, capace di supportare moltissime tecnologie, device e tre soluzioni di riferimento: Microsoft Calling Plans, Operator Connect e Direct Routing. Queste alternative consentono di combinare soluzioni di telefonia adatte a soddisfare le esigenze di tutte le dimensioni aziendali, a fronte della complessità richiesta.

È possibile personalizzare l’offerta con una gamma di soluzioni che spazia da un’infrastruttura totalmente in cloud, che consente di sollevare il reparto IT dal suo impegno di gestione, fino alla condizione in cui tutte le tecnologie hardware e software necessarie sono operative all’interno del perimetro aziendale. Anche in questo caso è possibile ottimizzare le infrastrutture per la telefonia grazie a soluzioni ibride, capaci di sfruttare il meglio di ogni ambiente.

Sul fronte della telefonia, Teams consente di implementare moltissime funzionalità avanzate, grazie alla possibilità di automatizzare una grande varietà di operazioni, dalla gestione delle code, con l’instradazione delle chiamate secondo l’impostazione di una serie di criteri configurabili, fino alla gestione dell’overflow e del timeout.

Molto interessanti anche le funzionalità di Auto Attendant, creabili direttamente nell’interfaccia di amministrazione di Teams, che consentono di instradare tutte le chiamate secondo varie opzioni automatizzate, che vanno dal reindirizzo della chiamata dopo la risposta, alle procedure guidate che consentono al chiamante di scegliere attaverso i tasti numerici o specificando direttamente l’interno del contatto desiderato. È possibile configurare Auto Attendant per escludere automaticamente la chiamata nel caso in cui non dovesse rivelarsi conforme rispetto alle policy preimpostante sul sistema.

La sicurezza senza compromessi di Microsoft Teams

Per quanto riguarda le periferiche, i telefoni e i display utilizzabili con Teams, Microsoft rilascia delle certificazioni specifiche, che si distinguono rispetto a quelle generiche per le piattaforme di comunicazione unificata (UC). Chi ha avuto modo di assistere a Be Connected Day 2021 ha potuto seguire le presentazioni dei dispositivi di marca Logitech, EPOS e Audiocables, che ha mostrato un’interessante flotta di telefoni touch e non capaci di integrarsi nativamente con le funzionalità di Teams.

I dispositivi certificati per Teams si distinguono facilmente grazie alla personalizzazione delle interfacce utente, che rendono immediatamente disponibili le icone per chiamate, riunioni, rubrica contatti e voicemail in modo da accelerare l’attivazione delle funzioni di comunicazione fondamentali. I telefoni certificati per Microsoft Teams hanno quale sistema operativo una versione personalizzata di Android.

Per quanto riguarda il comparto telefonico c’è grande attesa per l’arrivo dei SIP Gateway, che consentiranno di implementare i sistemi SIP certificati con una serie di funzionalità molto ampia, sia per quanto riguarda la gestione da parte dei sistemisti che per le opzioni disponibili agli utenti finali.

Per quanto riguarda la gestione, Microsoft Teams contiene alcune funzionalità di base, ma per avere il controllo completo delle opzioni disponibili è decisamente consigliato l’impiego di Azure Active Directory, Intune e Microsoft Mobile Device Management. La sicurezza degli endpoint connessi alla rete aziendale costituisce una condizione di priorità assoluta ed è regolata da un accesso condizionato.

Conditional Access è una funzione di Azure Active Directory che consente di garantire che i dispositivi che accedono alle risorse di Office siano sicuri e gestiti in maniera corretta secondo le policy preimpostate. Per quanto riguarda Teams, è possibile gestire i dispositivi grazie al loro sistema operativo Android-based, disponibile oltre che per i telefoni anche per i dispositivi display e i sistemi per le sale riunioni. I device devono essere registrati in Intune, in modo che le impostazioni risultino conformi alle policy controllate da Conditional Access. Ovviamente, se il dispositivo non è registrato in maniera corretta, viene automaticamente escluso e non sarà in grado di avviare Teams.

La gestione delle policy in Azure Active Directory costituisce uno dei momenti più importanti per garantire la sicurezza nei confronti degli accessi ai sistemi aziendali ed è implementare attraverso interfacce molto intuitive, che riepilogano gli utenti appartenenti ai vari gruppi, con la possibilità di impostare con pochi click le proprietà di cui godono. Ad ogni utente corrispondono anche i dispositivi registrati a lui assegnati, in modo da rilevare automaticamente degli accessi di natura sospetta, anche qualora i dati di accesso inseriti dovessero rivelarsi coerenti.