Nuovo appuntamento con la rubrica ISVoice, che intende dare voce e conoscere le vere storie degli ISV. Protagonista di oggi Si-Net e la sua soluzione Kuro Portal, una collaborazione e gestione documentale creata ad hoc per i commercialisti.
Gli appuntamenti precedenti:
– Hevolus: il customer journey immersivo di Ferroli e Würth
Una realtà tipicamente italiana è costituita dagli studi professionali. Soltanto tra i commercialisti si registrano circa 120.000 iscritti ai rispettivi ordini territoriali, a cui vanno aggiunti i praticanti ed altre figure di supporto presenti all’interno degli studi. Queste professionalità, di fatto indispensabili per la gestione dei bilanci e dei contributi della maggior parte delle aziende italiane, sono mediamente organizzate in piccole realtà, con una media in organico di circa cinque persone.
Lo studio professionale costituisce di fatto una piccola realtà aziendale, che deve far fronte ad una serie di adempimenti sempre più ampia per soddisfare le esigenze puntuali dei propri clienti, oltre a far fronte alla propria organizzazione interna. I software gestionali applicativi, che consentono al commercialista di governare la contabilità e gli adempimenti fiscali dei contribuenti, producono una quantità mediamente elevata di documenti, la cui gestione è spesso lasciata all’iniziativa individuale, con un sistema “file e cartelle” fai da te che si traduce molto spesso in inefficienza, sia dal punto di vista della conservazione che della relazione con i clienti.
Nel magico mondo degli ISV, capace di trovare una soluzione software a qualsiasi problema, esiste una realtà che da anni si occupa di assistere gli studi professionali con una piattaforma collaborativa di gestione documentale: Kuro Portal. L’azienda in questione è Si-Net, con sede a Legnano. Abbiamo incontrato il suo fondatore, Fausto Turco, per farci raccontare un rapporto con la figura del commercialista che vanta radici profonde, riportandoci ai meravigliosi anni Ottanta, quando il digitale, almeno a questi livelli, a malapena esisteva.
(FLT) – In sede di premessa, dove nasce questa passione per i commercialisti? E perché proprio i commercialisti?
(FT) – Ho iniziato ad interfacciarmi con loro nel 1986, quando per Olivetti mi occupavo di installare applicativi negli studi professionali dei commercialisti, oltre a fare formazione sul loro utilizzo, indispensabile per gestire sia il proprio lavoro che gli adempimenti dei clienti. Il software veniva installato con i floppy disk e già si intuivano potenzialità straordinarie, che avrebbero certamente cambiato profondamente il modo di lavorare. Ed è quanto è avvenuto negli anni successivi, quando i computer sono diventati sempre più potenti, consentendo di elaborare quantità crescenti di dati, rendendo molto più veloci e precise le operazioni rispetto alle metodologie tradizionali.
(FLT) – La relazione quotidiana con i commercialisti ha dunque consentito di diventare un loro compagno di viaggio, condividendo onori ed oneri tipici del libero professionista negli studi di provincia, fino alla creazione di Si-Net.
(FT) – Quando siamo partiti eravamo soltanto io e mia moglie, che vantava un’esperienza pluriennale negli studi di commercialisti, con una manciata di clienti e due presupposti: voler innovare gli strumenti a disposizione degli studi professionali grazie al digitale, per automatizzare tutte le fasi di routine e consentire loro di lavorare complessivamente meglio. Inoltre, alla base dell’idea imprenditoriale, a nostro avviso mancavano applicazioni che parlassero la stessa lingua dei commercialisti, ed abbiamo deciso di sfruttare la nostra competenza specifica in quel settore per dare una risposta concreta. Sapevamo quali fossero i problemi quotidiani dello studio professionale e volevamo offrire una soluzione pratica grazie alle potenzialità che già allora il digitale poteva garantirci, fiduciosi che sarebbe esploso negli anni successivi, cosa che fortunatamente si è avverata.
(FLT) – Qual è il valore di relazione più importante tra il commercialista ed il proprio cliente?
(FT) – La vicinanza, non soltanto in senso fisico, dal momento che il bacino di utenza di un commercialista è tipicamente territoriale, ma intesa nel senso di vicinanza di cui il cliente necessita per far fronte ad adempimenti molto sensibili, in cui ogni errore rischia di costare molto caro, nel vero senso della parola. Il commercialista è un vero e proprio punto di riferimento, che infonde sicurezza e spesso consiglia in maniera decisiva le aziende clienti nei periodi più complicati della loro storia. Quando abbiamo deciso di sviluppare Kuro Portal, la nostra piattaforma concepita inizialmente proprio per i commercialisti, abbiamo messo al centro proprio questo aspetto: la vicinanza tra il commercialista e il cliente, tradotta in termini di maggior semplicità possibile per tutto quello che comporta lo scambio di informazioni e documenti utili ad entrambe le parti.
(FLT) – Nell’era del digitale, abbiamo visto molte semplificazioni, ma al tempo stesso, la produzione di una quantità di dati molto più elevata ha finito per complicare la gestione documentale, mandando in crisi chi non dispone di metodi e strumenti adeguati. Come avete compensato questo gap?
(FT) – Siamo partiti dall’analisi di cosa servisse maggiormente ai clienti di un commercialista e abbiamo sviluppato delle soluzioni specifiche. Un problema evidente della gestione documentale è il fatto che spesso si tende ad archiviare tutti i file in una cartella cliente, il che logicamente ha senso, senza tuttavia pensare a come rendere disponibili tali informazioni al cliente stesso. Ancora oggi molti studi mandano file e informazioni via mail, ma questo approccio, oltre ad essere dispersivo, risulta sempre più problematico in termini di sicurezza. Il nostro obiettivo è stato, sin dal primo momento, quello di consentire di gestire tutti i documenti attraverso un’unica interfaccia, in modo da avere il totale controllo sui contenuti pubblicati.
(FLT) – Quali sono pertanto le funzioni principali che il software svolge per assicurare una relazione efficace tra le parti?
(FT) – L’idea è stata di fare la cosa più semplice in assoluto per il cliente, ossia un cassetto online in cui in qualsiasi momento può ritrovare tutti i documenti che gli occorrono, a seconda delle proprie esigenze specifiche, senza dover interpellare ogni volta il commercialista. Kuro Portal intercetta tutti i file prodotti dai gestionali applicativi e li organizza all’interno di una cartella che si interfaccia direttamente con il cliente finale. In altri termini, quando il commercialista acquisisce un nuovo cliente, crea uno spazio a lui dedicato e gli assegna delle credenziali di accesso. Loggandosi il cliente dispone di una comoda interfaccia con cui può visualizzare e scaricare tutte le informazioni necessarie. Un altro aspetto fondamentale è dato dalla collaborazione, sia all’interno dello studio che nel rapporto con i clienti. Il concetto di vicinanza si esprime in particolar mondo nei momenti della condivisione, quindi è indispensabile che durante le call su Teams il commercialista e il proprio cliente possano disporre degli strumenti specifici di Kuro Portal, in modo che tutto sia sempre disponibile attraverso un’unica interfaccia. Trattandosi di una piattaforma integrata, è possibile inoltre avere la gestione del calendario, potendo verificare in tempo reale le disponibilità nei vari giorni e orari di ogni figura operativa all’interno dello studio.
(FLT) – Dalla descrizione appare evidentemente un flusso di lavoro basato sul cloud.
(FT) – Si il concetto è quello di centralizzare il più possibile i dati e le applicazioni è il cloud rappresenta l’architettura concepita proprio per tale scopo. il cloud consente inoltre di disporre di tecnologie esclusive, come il machine learning, che usiamo moltissimo per supportare le funzioni di ricerca, che sono ormai a mio avviso fondamentali per garantire una gestione documentale davvero efficiente, individuando tutti i file relativi ad un certo argomento praticamente in tempo reale.
(FLT) – Come avete vissuto, o come state vivendo, la progressiva migrazione dal on-premise al cloud? Gran parte delle infrastrutture IT sono al momento ancora per lo meno ibride, anche se cresce progressivamente la quota di chi si affida totalmente al cloud sia per la parte applicazioni che per la parte dati.
(FT) – Si tratta di una scelta strategica molto mirata. Sulla base di moltissimi anni di esperienza sul campo, riteniamo fermamente che il cloud sia la soluzione ideale per uno studio professionale e abbiamo scelto di proporre tale architettura sin dall’inizio, quando nei primi anni 2010 iniziava a diffondersi. Conoscendo anche soltanto le logiche di massima, era palese come avrebbe costituito il futuro. Grazie al cloud il commercialista si logga da qualsiasi dispositivo ed ha quanto gli occorre per lavorare. Non deve più preoccuparsi di nulla. Non deve più gestire e mantenere il server, non deve più preoccuparsi del fatto di avere dei dati sensibili fisicamente in ufficio. Non deve costantemente correre dietro agli aggiornamenti del software. Anche in termini di sicurezza gli oneri calano drasticamente, senza considerare il fatto che il cloud consente anche nel nostro caso di pagare solo per ciò che si usa, con la possibilità di scalare automaticamente le risorse e le funzioni richieste, qualora variassero i carichi di lavoro. Dal momento in cui i principali sistemi gestionali applicativi hanno iniziato a rendere disponibili le loro versioni in cloud, siamo partiti per spingere sia i clienti acquisiti che i nuovi clienti verso un approccio total cloud, con una strategia mirata letteralmente a spegnere i server dell’ufficio. In una condizione total cloud diventa anche molto più semplice fornire il supporto, per anche noi possiamo lavorare interamente da remoto. Pertanto garantiamo ancora il supporto alle nostre soluzioni on-premise, ma suggeriamo di passare al cloud prima possibile. Ormai sussiste un’ampia casistica che dimostra come il cloud in questo ambito sia tremendamente più efficiente. Non ha davvero più alcun senso rinunciarvi. Non si tratta di una spinta verso l’innovazione fine a se stessa o di una trovata commerciale, ma di situazioni realmente oggettive e facilmente dimostrabili. Chi è passato al cloud, almeno nel nostro caso, non ha mai espresso la volontà di tornare indietro.
(FLT) – Quali tecnologie avete utilizzato per sviluppare una soluzione cloud native come Kuro Portal?
(FT) – Ci siamo basati su soluzioni Microsoft, con integrazioni e personalizzazioni specifiche e modulari, in modo da strutturare piani di acquisto flessibili, che consentano di soddisfare le varie esigenze che incontriamo sul mercato. Il repository per la condivisione documentale si basa su Sharepoint e prevede l’integrazione nativa con Teams per la collaborazione. Per le soluzioni di modern workplace c’è un’integrazione con gli strumenti di Microsoft 365. Abbiamo scelto un ecosistema di base molto solido e collaudato in ambiente cloud, cui abbiamo aggiunto le funzionalità specifiche per soddisfare le esigenze operative e gestionali degli studi professionali.
(FLT) – La domanda sorge spontanea: perché Microsoft?
Nel nostro caso, sviluppare una piattaforma da zero non avrebbe avuto alcun senso. Inoltre, le applicazioni per la produttività di Microsoft, come Word o Excel, le usano praticamente già tutti, dunque il passaggio verso nuove soluzioni basate sugli stessi ambienti avviene in maniera molto naturale. Riteniamo in ogni caso che un momento di formazione sia fondamentale affinché il commercialista entri nella mentalità di sfruttare al massimo le risorse di cui può oggi disporre grazie al cloud, a cominciare da una corretta data governance.
(FLT) – Come vengono gestiti i dati su Kuro Portal?
(FT) – Interamente in cloud su Azure, con una procedura di backup addizionale su un provider terzo, a sua volta certificato da Microsoft, in modo da garantire la maggior continuità di business per questo tipo di soluzioni. Tutte le applicazioni sono compliance GDPR, in modo che lo studio professionale non debba minimamente porsi questo tipo di problema, che sarebbe interamente molto difficile da gestire, data la sua notevole complessità.
(FLT) – La pandemia Covid-19 ha generalmente accelerato la trasformazione digitale delle aziende. Possiamo dire altrettanto per gli studi professionali?
(FT) – Certamente. Faccio una premessa per cercare di trasmettere nel miglior modo possibile la dinamica che si è creata a partire dal marzo 2020. Attualmente abbiamo circa 350 clienti commercialisti e la maggior parte è collocata tra Milano e Varese. Di questi, circa un centinaio li abbiamo abilitati proprio durante il periodo del primo lockdown. Chi utilizzava già le nostre soluzioni in cloud non ha avuto la minima ricaduta a livello operativo, in quanto si è ritrovato da casa gli stessi dati e applicazioni di cui disponeva in ufficio, oltre ad essere già in grado di relazionarsi in maniera efficiente con i clienti da remoto, grazie alla nostra soluzione basata su Teams. Tanti invece si sono ritrovati nella condizione di dover “essere online” da un giorno all’altro. Non è stato facile, ma ancora una volta abbiamo avuto la riprova della forza del cloud. Nei giorni del primo lockdown anche per noi era complesso andare per uffici in giro per la Lombardia, ma grazie al cloud siamo riusciti ad abilitare moltissimi clienti da remoto, senza aver mai messo piede nel loro studio. Anche se queste aziende sono territorialmente vicine a noi, il cloud ci consente di essere ancora più vicini in termini di disponibilità. Loro si trovano molto meglio come qualità del servizio, noi a parità di risorse riusciamo a soddisfare più situazioni rispetto ai tempi in cui dovevamo andare ufficio per ufficio a gestire i sistemi.
(FLT) – Chi non era sufficientemente digitalizzato, consentimi la brutalità della descrizione, ha dovuto fare insomma di necessità virtù e il cloud ha costituito la soluzione più pratica ed indolore, rispetto ad impazzire con VPN e altre soluzioni di rete per accedere da remoto al classico data storage presente in ufficio, con tutte le magagne in termini di disponibilità di banda nella connessione e di sicurezza, grazie alla difficoltà di controllare la possibile superficie di attacco, soprattutto non avendo del personale dedicato per farlo. In termini pratici, al di là di ritrovarsi il problema risolto, il cliente medio oggi ha una reale percezione di questi vantaggi?
(FT) – Credo proprio di sì. Lo vediamo ogni giorno da tante situazioni. Si-Net attualmente serve anche aziende e studi professionali in altri settori, che non si limitano ai commercialisti. La maggior parte di questi nuovi clienti è arrivata a noi per passaparola, essendo a loro volta clienti dei commercialisti con cui collaboriamo da tempo. In tanti casi sono stati proprio loro i nostri migliori commerciali, anche grazie alla fiducia reciproca che si è instaurata nel tempo. L’ampliamento della clientela verso altri settori ci ha dimostrato fattivamente come, grazie all’architettura e allogiche operative del cloud su cui si basa, Kuro Portal fosse capace di soddisfare, con pochi adattamenti, anche le esigenze di gestione documentale e collaborazione di altre realtà professionali e addirittura di organizzazioni molto più grandi, come quelle aziendali.
(FLT) – Kuro Portal offre dunque al commercialista una soluzione end-to-end capace di automatizzare tutte le operazioni di routine che non sono direttamente comprese nei gestionali applicativi. Hai fatto accenno al modern workplace. Quali sono in tal senso le principali esigenze per lo studio professionale?
(FT) – Al di là delle funzionalità, di cui abbiamo già parlato, ci è parso evidente come il fatto di avere a che fare con piccole realtà non presenta molte complessità in meno rispetto a situazioni più strutturate come quelle aziendali, in quanto le cose da fare sono bene o male le stesse. Non abbiamo delle linee di business intese in senso ampio, ma anche negli studi c’è magari una persona che si occupa di contabilità, un’altra che si occupa delle dichiarazioni, e così via, senza contare chi integra anche la consulenza del lavoro. Godere di una piattaforma di gestione documentale che consenta a tutti la corretta visibilità dei dati è fondamentale.
(FLT) – A partire dallo spauracchio delle revisioni dei file di lavoro, che possono essere finalmente automatizzate con vincoli operativi ben precisi, per garantire un controllo degno di questo nome.
(FT) – Non devono più esistere situazioni con file duplicati, versioni e sottoversioni che diventano ingestibili anche soltanto nel momento in cui una figura presente all’interno dello studio si prende un raffreddore o si dimentica quale fosse l’ultima versione perché sono trascorsi alcuni mesi dall’ultimo accesso. Il file deve avere una sola versione e una cronologia che consenta a tutti di interagire sulla stessa risorsa. Questi concetti sono appunto validi sia per la grande realtà aziendale che per uno studio con quattro o cinque persone. Inoltre, lo ribadisco, è importante formarsi e capire le logiche di data governance che il cloud consente di abilitare, altrimenti si rischia di modernizzare tutto il parco strumenti per finire a fare le stesse cose che si facevano prima. Questo vanificherebbe buona parte dei presupposti per cui è nata una soluzione cloud native come Kuro Portal: aiutare i commercialisti e i loro clienti a fare il loro lavoro nel modo più semplice e sicuro possibile.
Fausto Turco, CEO di Si-Net
ISV – Si-Net
Via Ariberto D’Intimiano 25, Legnano (MI)
Kuro Portal è una piattaforma collaborativa per la gestione documentale sviluppata e distribuita da Si-Net. Nata per risolvere le esigenze di condivisione, collaborazione e comunicazione dei commercialisti, ha trovato crescente diffusione anche presso le aziende e altre tipologie di studi professionali. Si-Net è partner ufficiale di Microsoft e Sistemi.
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