Intranet.ai, l’innovativa soluzione “in-a-box” per la intranet aziendale

Nuovo appuntamento con la rubrica ISVoice, che intende dare voce e conoscere le vere storie degli ISV, abbiamo incontrato Giuseppe Marchi, CEO di Dev4side che ha sviluppatola piattaforma Intranet.ai un portale interno che gode di strumenti ad hoc per migliorare l’organizzazione e la comunicazione interna.
Gli appuntamenti precedenti:
– Hevolus: il customer journey immersivo di Ferroli e Würth
– Kuro Portal: collaborazione e gestione documentale ad hoc per i commercialisti
– Atelier: la gestione end-to-end del fashion retail
– Voltar, il gestionale pratico per le aziende di soccorso e assistenza sanitaria
– MESA Impact: creare valore con la sostenibilità aziendale
– Lasersoft, la piattaforma software ad hoc per hotel e ristoranti
– ZAKEKE: il configuratore 3D per l’e-commerce

Tra i pensieri ricorrenti delle aziende vi è come migliorare l’organizzazione e la comunicazione interna, in termini di maggior efficienza nello svolgimento di tutti i processi. La soluzione a questo problema risiede molto spesso in una intranet, un portale interno che gode di strumenti ad hoc per soddisfare proprio questi obiettivi.

Implementare una intranet da zero costituisce per le organizzazioni un procedimento articolato e costoso, ragion per cui è nata la piattaforma modulare intranet.ai, un progetto sviluppato da Dev4side, società fondata e diretta da Giuseppe Marchi (Microsoft MVP su Microsoft 365 dal 2011) che abbiamo raggiunto per conoscere le esigenze del mercato intranet e come un ISV può garantire oggi una risposta in grado di adattarsi facilmente a tutte le realtà aziendali.

(FLT) – Com’è nata l’idea di business di intranet.ai?

(GM) – Dalla nostra esperienza di system integrator con Dev4Side. Nel contatto quotidiano con moltissime aziende ci siamo resi conto che ogni realtà sopra i 50 dipendenti non può ormai prescindere da una intranet e proprio per questo motivo abbiamo iniziato a sviluppare molte ad hoc. Ci siamo ben presti reso conto che questo modo di procedere era molto costoso per i nostri clienti e, alla luce del fatto che la maggior parte delle situazioni presentava le medesime esigenze di base, abbiamo iniziato un progetto come ISV per portare sul mercato un software facilmente integrabile su qualsiasi sistema aziendale.

(FLT) – In cosa differisce intranet.ai rispetto ad una intranet tradizionale? Quali problemi risolve effettivamente alle aziende?

(GM) – Intranet.ai è nata per offrire alle aziende una intranet nel 10% del tempo e dei costi rispetto a ciò che richiede una soluzione tradizionale sviluppata interamente su misura. Si tratta di una piattaforma modulare, estremamente scalabile, che consente di integrare nelle funzioni base di Microsoft 365, ed in particolare su Sharepoint e Teams, tutte le funzioni aggiuntive di cui una intranet necessita.

(FLT) – Considerato che moltissime aziende già hanno nel portfolio software Microsoft 365 si tratta quindi di estendere le sue funzionalità?

(GM) – Esatto. Ed è la ragione per cui intranet.ai risulta così semplice e veloce da integrare, oltre che estremamente conveniente nel prezzo, soprattutto se confrontato con i costi di sviluppo di una soluzione su misura, che potrebbe richiedere anche diversi mesi di lavoro. Con intranet.ai si è davvero operativi nel giro di poche ore ed inoltre permette al cliente di massimizzare l’investimento fatto sulle applicazioni di Microsoft 365. Si tratta semplicemente di sfruttarle al meglio, integrando le funzioni che effettivamente servono per abilitare una intranet. Con Sharepoint e Teams si può fare praticamente di tutto.

(FLT) – Quali sono le funzioni che le aziende richiedono con maggior insistenza quando si parla di intranet? Su quali funzioni di riferimento avete sviluppato intranet.ai?

(GM) – Ogni azienda ha le proprie necessità, ma ci sono delle esigenze che sono comuni a tutti, come la necessità di ricerca di informazioni per le proprie attività di lavoro, la condivisione dei documenti e materiali in un punto unico, la comunicazione interna e i servizi al lavoratore. Sulla base di questi elementi abbiamo iniziano a sviluppare intranet.ai. Il progetto è molto giovane ed è stato sviluppato entro la fine del 2020, quando abbiamo presentato l’MVP a otto clienti selezionati. Nel gennaio 2021 siamo partiti con la versione commerciale ed in pochi mesi abbiamo distribuito il software a circa 60 clienti, che rappresentano il nostro attuale portfolio. Siamo molto soddisfatti e ringraziamo tutti per la fiducia che ci hanno dato, non ci aspettavamo di poter partire così bene. Un aspetto molto importante è il fatto che possiamo avere molti feedback per migliorare continuamente ed estendere le funzionalità del software.

(FLT) – A quali aziende si rivolge intranet.ai? Da una prima descrizione, il suo target parebbe essere quello della classica media impresa.

(GM) – Intranet.ai è stato pensato soprattutto per la media impresa, come accennavo, dai cinquanta dipendenti in su, ma siamo stati sorpresi noi stessi dal fatto che risulta interessante per realtà di tutte le dimensioni. Le piccole aziende possono impiegarlo per automatizzare moltissime funzioni che altrimenti non sarebbero letteralmente in grado di eseguire, mentre le realtà più grandi, tipiche del contesto enterprise, utilizzano intranet.ai come acceleratore, per avere in tempo zero tutte le funzioni base di una intranet, estendendole nel tempo grazie al nostro supporto o ad un team di sviluppatori interno. Intranet.ai si presta molto facilmente ad essere personalizzato ed esteso utilizzando i tool della Power Platform di Microsoft o SharePoint Online stesso.

(FLT) – Facciamo un passo indietro. Come potremmo definire una internet nei giorni che stiamo vivendo, quelli del tanto atteso new normal in una pandemia di fatto mai del tutto cessata?

(GM) – Per un’azienda oggi la intranet è un canale bidirezionale con i propri dipendenti, che viene usata soprattutto per comunicare, per mantenere tutte le persone costantemente aggiornate. La intranet è un vero e proprio portale aziendale, un punto di riferimento per le strategie e le comunicazioni di servizio. Nel new normal la intranet è diventata anche il punto di accesso per il digital workplace, assumendo un ruolo ancora più rilevante per le organizzazioni. Una intranet è in grado di svolgere moltissime funzioni. Raccoglie i file, li organizza, gestisce le app, consente di dematerializzare i documenti e automatizzare la compilazione della modulistica. Più in generale facilita i cicli approvativi e i cicli di automazione. Grazie alla sua completezza, la intranet può davvero essere considerata come il primo portale che gli utenti aprono la mattina, soprattutto in una condizione di lavoro ibrido, dove si accede da remoto praticamente a qualsiasi risorsa disponibile in azienda.

(FLT) – Quali sono le feature più utilizzate su intranet.ai, quelle che a vostro avviso risultano indispensabili per le aziende?

(GM) – Intranet.ai ha davvero moltissime funzioni al momento, ma direi che potremmo identificarne tre, che spiccano in maniera evidente. Si tratta delle notifiche push via Teams, della ricerca intelligente e degli analytics.

(FLT) – Andiamo dunque con ordine. Le notifiche sono ormai uno strumento imprescindibile per qualsiasi attività di comunicazione interna. Quali sono i punti su cui è opportuno porre maggiormente l’attenzione?

(GM) – Teams consente di integrare tutte le funzioni necessarie per comunicare. Avvisare in tempo reale le persone tramite notifiche push è una delle funzioni più apprezzate in assoluto, tutte le informazioni possono essere veicolate attraverso il canale aziendale in cui le persone in azienda passano la maggior parte del loro tempo. Questo è davvero un aspetto di grande comodità. Grazie alle estensioni di intranet.ai, Teams diventa uno strumento capace di soddisfare qualsiasi esigenza di comunicazione, interfacciandosi con le applicazioni per garantire una notevole continuità operativa. Credo che oggi la cosa più importante sia consentire agli utenti di fare il loro lavoro utilizzando meno strumenti possibile. Da questo punto di vista Teams risolve all’origine tantissimi problemi.

(FLT) – La ricerca intelligente si avvale di funzioni di Intelligenza Artificiale?

(GM) – Si utilizziamo molte funzioni AI di Azure, in particolare quelle NLP (Natural Language Processing), soprattutto per migliorare le ricerche che non producono inizialmente risultati.

(FLT) – Per quanto riguarda gli analytics, quali sono le novità che intranet.ai porta in azienda?

(GM) – Consente di analizzare i dati in un contesto fortemente integrato. Oltre alle metriche di visualizzazione, una delle funzioni più utilizzate consiste nell’osservare i risultati delle ricerche, per capire quali non danno risultati e cercare di migliorare tale aspetto in base alle esigenze effettive. Il modulo di analytics di intranet.ai è senza dubbio uno dei più utilizzati, in tantissime situazioni, per monitorare quanto accade nelle varie linee di business. Posso ad esempio vedere da quale reparto le iniziative intraprese hanno generato un maggior coinvolgimento, quale sia il comportamento nelle varie sedi aziendali, insomma, le possibilità sono pressoché infinite e totalmente personalizzabili. Per la visualizzazione dei dati utilizziamo prevalentemente power BI, che consente di presentare i report con un elevato livello di automatizzazione.

(FLT) – Una funzione di intranet.ai che ti sentiresti di suggerire?

(GM) – Ad esempio la people directory, che consente di supportare una sorta di linkedin interno all’azienda, per far conoscere a tutti chi fa cosa, mettendo in evidenza le competenze delle figure attive nell’organizzazione, facilitando possibili sinergie tra differenti reparti. Questa credo sia una funzione utilissima, soprattutto nelle aziende molto orientate verso il lavoro da remoto, che ha ridotto notevolmente il contatto umano tra le persone, ma non per questo la quantità di comunicazioni che avviene mediante gli strumenti digitali.

(FLT) – A livello tecnologico hai anticipato un lavoro basato sull’ecosistema di Microsoft.

(GM) – Siamo da sempre partner Microsoft certificati, per cui molti clienti ci arrivano ad esempio direttamente dai rivenditori Microsoft. Intranet.ai è una soluzione cloud native che utilizza molte tecnologie di Azure per arricchire in vari modi le potenzialità di Sharepoint e Teams. Sperimentiamo quasi tutto ciò che Azure ci consente di sperimentare per cercare sempre nuove soluzioni, capaci di soddisfare il maggior numero di richieste che ci arriva direttamente dai clienti. La nostra fortuna, ci tengo a ribadirlo, è stata aver scelto un tipo di applicazione che risolve problemi comuni alla maggior parte delle aziende che acquistano il nostro software.

(FLT) – Estendere degli strumenti di Microsoft 365 consente oltretutto di limitare l’esigenza di formare i dipendenti nell’utilizzo di nuovi prodotti.

(GM) – Si questo vale sia per l’azienda, che non deve di fatto acquistare altri software, sia per i dipendenti, la cui formazione risulta estremamente semplice, per il fatto di disporre di nuove funzioni all’interno di interfacce già note dei software già impiegati in produzione e in molte altre attività. In generale le aziende cercano di accentrare il più possibile le funzioni, riducendo il numero delle app necessarie. Questo aspetto IT rientra nativamente nella logica di una intranet, che di fatto corrisponde in unico posto in cui trovare tutto ciò che occorre per lavorare. Questo aspetto appare molto evidente nell’area personale, dove ciascun utente può trovare davvero di tutto, dall’archivio delle buste paga a tutte le comunicazioni di lavoro.

(FLT) – Quali saranno le prossime funzioni che implementerete in intranet.ai?

(GM) – Stiamo mettendo a punto una soluzione di service desk, integrata prevalentemente in Teams. Ci è stata richiesta da molti clienti per gestire qualsiasi richiesta interna. Oltre alle classiche situazioni, relative ai corsi da effettuare, al riepilogo delle ferie residue e molto altro, l’area personale potrà disporre di una funzione che consente di aprire un ticket per qualsiasi esigenza. Oltre a risultare più comodo per i dipendenti, l’integrazione in Teams del processo di gestione dei ticket facilita notevolmente anche il lavoro dell’IT, a cominciare da tutte le notifiche e gli aggiornamenti necessari per comunicare la presa in carico e i successivi avanzamenti. Intranet.ai prevede al momento tre rilasci all’anno, per cui continueremo sia a risolvere i problemi che gli utenti possono riscontrare, sia a migliorare le funzioni presenti, sia ad implementarne di nuove, dando priorità a quelle più richieste dagli utilizzatori.

(FLT) – Nel medio e lungo periodo quali funzioni ritenete possano risultare più interessanti?

(GM) – Sviluppare sempre più la parte relativa al digital workplace. Sulla base dell’utilizzo che le persone fanno dei vari tool, facilmente rilevabile dagli analytics, dobbiamo lavorare su servizi sempre più intelligenti, che facciano si che sia la intranet a proporre azioni e soluzioni agli utenti, per facilitare il loro lavoro e risparmiare loro una grande quantità di tempo in operazioni che possono essere facilmente automatizzate. Si tratta quindi di sviluppare le attività predittive, per far si che il personale umano possa concentrarsi soltanto nel fare il proprio lavoro nel migliore dei modi.

(FLT) – Al momento siete presenti nel mercato italiano o anche all’estero?

(GM) – Quasi interamente in Italia, dove puntiamo a consolidare la nostra presenza, approfittando del vantaggio competitivo che ci offre il fatto di essere stati i primi ad uscire con una soluzione in-a-box per Microsoft 365. Stiamo già lavorando con clienti in Inghilterra e abbiamo appena finalizzato le attività del piano di digital marketing per internazionalizzare il prodotto. Il software ha già il supporto per tantissime lingue. Stiamo perfezionando il digital marketing sui vari paesi in cui prevediamo di uscire. Anche in questo caso, un vantaggio chiave è dato dal fatto che a prescindere dalla nazionalità, le funzioni che andiamo ad implementare corrispondono ad esigenze comuni. Non dobbiamo ad esempio interfacciarci con normative differenti o barriere particolarmente complesse. I nostri clienti appartengono a vari ambiti di business: medicale, energia, retail, trasporti, ecc. ma le esigenze di base di una intranet rimangono prevalentemente le stesse per tutti. La stessa logica vale per le funzioni abilitate in Microsoft 365.

(FLT) – Quali sono stati, lato ISV, i principali vantaggi nell’aver sviluppato una soluzione SaaS?

(GM) – Si adatta perfettamente ad un piano commerciale a subscription, che i clienti finora hanno apprezzato molto. Ci aspettavamo una buona risposta per il fatto che il prezzo di entrata è davvero nell’ordine del 10% rispetto ad una soluzione tradizionale, oltretutto con tempi di implementazione quasi nulli. Non abbiamo avuto nessun problema sui rinnovi e questo aspetto ci incoraggia a procedere lungo la strada intrapresa, cercando di essere sempre attenti nel proporre nuove iniziative ai clienti. Un piano a subscription agevola molto la continuità di rapporto tra ISV e cliente, consentendo di fidelizzare sempre di più il rapporto di collaborazione che sia crea.

NOTA – le immagini sono di proprietà esclusiva di Dev4Side