L’automazione dei processi documentali è finalmente realtà. Con l’incremento dello Smart Working, la consuetudine della nuova normalità, una suite di produttività come Microsoft 365 si è dimostrata essenziale. Sempre di più Microsoft Teams diventa il primo servizio che si apre la mattina e l’ultimo che si chiude a fine giornata.
Ed è anche cresciuta la consapevolezza degli utenti verso gli strumenti di collaboration. Servizi non più utilizzati solo per riunioni a distanza, ma per elaborare in tempo reale documenti e contenuti condivisi. In questo contesto, torna maggiormente utile costruire strumenti di automazione dei processi documentali per ottimizzarli e velocizzarli.
Se anche è già attivo un flusso automatizzato orizzontale tra gli applicativi aziendali (Erp, Supply Chain, HR, finanza e controllo), spesso, per diversi motivi, rimangono alcune aree di inefficienza. Per esempio, a causa dei limiti funzionali di alcuni applicativi che richiederebbero costose personalizzazioni o delle loro difficoltà ad adeguarsi a flussi operativi su dati in continua evoluzione.
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Le aree di applicazione dell’automazione dei processi
Le aree di applicazione di un processo di questo tipo riguardano la convalida in sequenza dei documenti, la raccolta e la gestione dei file e tutte le attività di elaborazione condivisa. Attività che, ahimè, spesso si realizzano ancora stressando un povero tool di posta elettronica.
Su Microsoft 365 è possibile realizzare diverse routine di automazione dei processi documentali sfruttando strumenti come SharePoint Online, Power Apps e Power Automate. SoftJam, partner storico di Microsoft, da tempo realizza progetti personalizzati per l’automazione dei processi nelle aziende, proprio basandosi su questi tool, che sviluppiamo nei dettagli.
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SharePoint Online è una piattaforma di condivisione file con diverse funzionalità out-of-the-box per la collaborazione e la condivisione dei contenuti all’interno di una organizzazione.
La piattaforma Power Apps, invece, permette di realizzare app specifiche da integrare nei servizi di Microsoft 365 o con altre fonti dati e altri servizi.
Infine, con Power Automate si realizzano flussi di lavoro automatizzati su dati e file gestiti su Microsoft 365, integrabili con altre fonti dati e altri servizi.
L’approccio di SoftJam prevede un’analisi preliminare degli applicativi e dei processi utilizzati in azienda, al fine di contenere i costi e di ridurre gli impatti di change management. Successivamente, l’idea è di puntare alla risoluzione tempestiva delle problematiche e prediligendo ambienti che non richiedano attività di sviluppo codice.
Proprio per questo, i tre strumenti si dimostrano perfetti per l’automazione dei processi di gestione dei file. In particolare, con SharePoint Online si raccolgono dati in elenchi, con Power Apps si creano moduli personalizzati per la visualizzazione e la modifica dei file e, infine, con Power Automate, si automatizza le notifiche di aggiornamento o le richieste di approvazione.
I vantaggi dell’utilizzo di questi strumenti per l’automazione dei processi sono presto detti. In primo luogo, un approccio code-less che riduce i tempi di risoluzione delle esigenze. In seconda battuta l’integrazione nativa con Teams,la suite di produttività più diffusa al mondo, ma eventualmente anche con gli altri applicativi aziendali.
Sono diversi gli esempi che porta in dote SoftJam su progetti di automazione dei processi. In particolare, nell’automatizzazione delle attività ripetitive che permettono di snellire notevolmente l’operatività. Ancora, nella connessione e nell’integrazione di basi dati e servizi da diversi applicativi e nell’implementazione di specifiche logiche di business, il tutto senza scrivere codice.
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