Cos’è la digitalizzazione, quali sono i vantaggi e come iniziare

La digitalizzazione oggi è come non l’abbiamo mai vista. Di tutte le fasi storiche dei processi di digitalizzazione, quella che stiamo vivendo è certamente la più intensa e corposa. Se ciò, evidentemente, dipende dall’inevitabile evoluzione del livello tecnologico, impensabile anche solo dieci anni fa, è certo che la nuova ondata è caratterizzata anche da altro.

Mai prima d’ora la digitalizzazione si è dimostrata concreta e allineata al business. Oggi il manager, il decisore d’acquisto, ha la chiara e immediata consapevolezza dell’utilità della tecnologia. E solo oggi le aziende hanno a disposizione strumenti precisi di previsione e di ritorno di spesa per la tecnologia. Insomma, dopo vent’anni dall’ingresso nel nuovo millennio il valore della tecnologia è immediatamente tangibile, misurabile e comprensibile a tutti.

Finalmente l’innovazione dimostra tutto il suo valore e dimentica i tristi anni in cui troppo spesso vendor e partner proponevano soluzioni complesse e non sempre giustificate. Oggi, la servitization ha preso il posto del vecchio modello basato sulla rivendita di un prodotto, delle licenze software e della schiavitù delle patch, delle customizzazioni, degli aggiornamenti e della manutenzione non preventivata.

In questo contenuto vogliamo fare ordine. Contestualizzare al presente il concetto di digitalizzazione, darne una definizione attuale, approfondirne i diversi aspetti, i vantaggi e ipotizzare un approccio di base.

Cos’è la digitalizzazione

Cosa si intende per digitalizzazione? Quando e come si attiva un processo di digitalizzazione e, soprattutto, perché oggi è inevitabile scegliere un percorso di digitalizzazione? Iniziamo con il fornire una definizione di processo di digitalizzazione aziendale. Sarebbe scorretto considerare la digitalizzazione come la sola introduzione in azienda di nuova tecnologia. Digitalizzare un’azienda significa molto di più. In un’azienda sono i processi e le operazioni a essere digitalizzati, con il supporto della tecnologia. E i dipendenti dell’azienda che compie il suo percorso di digitalizzazione devono essere pronti perché ciò comporterà una semplificazione dell’attività aziendale, ma anche una profonda revisione delle abitudini.

Dunque, la digitalizzazione è un processo che, attraverso nuovi strumenti tecnologici, rivoluziona i processi aziendali e ridefinisce il ruolo del dipendente. Questa ridefinizione è positiva, nel senso che il dipendente godrà in prima persona del processo di digitalizzazione, delegando a macchine ed algoritmi la gran parte delle proprie attività meccaniche e ripetitive. In questo modo, il lavoratore subisce un’evoluzione e si proietta verso un ruolo gestionale, meno alienante, diventando partecipe e protagonista della crescita aziendale.

La digitalizzazione aziendale, dunque, provoca una profonda trasformazione culturale e metodologica nel modo di lavorare, grazie alla scelta di precise soluzioni tecnologiche abilitanti e direttamente impattanti sul fatturato. Ogni progetto di digitalizzazione, inoltre, persegue degli obiettivi ben precisi: ottimizzare, semplificare, accelerare e rendere più agili e resilienti le attività aziendali. Il tutto con il fine di perseguire nuovi obiettivi di business.

Esempi di progetti di digitalizzazione

Chiariamo subito che non esiste IL progetto di digitalizzazione definitivo, anzi. Un corretto percorso di digital transformation è composto da diversi progetti da introdurre gradualmente all’interno dell’azienda per due motivi principali. In primo luogo, per evitare di stravolgere improvvisamente le attività dei dipendenti provocando smarrimento, incertezza e rigetto. In secondo luogo, e la conferma viene dai numeri, è molto più funzionale e sostenibile eseguire interventi graduali e specifici, in modo da misurarne meglio il singolo impatto.

E, proprio per sottolineare il carattere di questa nuova era della digitalizzazione, si parla di progetti di digital transformation, ovvero trasformazione digitale: la trasformazione dei processi di un’azienda grazie al digitale.

LEGGI ANCHE: I trend 2021 della trasformazione digitale

Come detto, i processi di digitalizzazione di cui abbiamo visibilità oggi sono più consapevoli e decisamente più diffusi rispetto al passato. Oggi è in atto una vera e propria corsa alla digital transformation, un fenomeno già in atto da circa cinque anni che i fatti del 2020 hanno ulteriormente accelerato. L’emergenza sanitaria ha provocato una corsa forsennata ai processi di digitalizzazione in diversi contesti. Per abilitare lo smart working, per esempio, le aziende hanno dovuto attivare velocemente gli strumenti di collaboration. Per supplire alla chiusura dei negozi fisici, i retailer hanno dovuto implementare siti di e-commerce e attivare nuovi metodi per la gestione del magazzino, per la logistica e per la consegna.

Così, la collaboration, la gestione dei clienti, delle trattative commerciali in ambito B2B, e della supply chain sono stati i principali ambiti investiti dalla nuova, necessaria, ondata di digitalizzazione. Altri interventi hanno coinvolto l’architettura It. Gli ambienti cloud e le piattaforme per la sicurezza si sono rivelati fondamentali, così come la digitalizzazione nei contesti produttivi con la sempre più massiccia introduzione di sistemi per l’automazione, robot, dispositivi IoT e intelligenza artificiale.

Tutti singoli progetti di digital transformation finalizzati a ridurre il time-to-market e a rendere resiliente un’azienda. Ovvero sfruttare la tecnologia per essere più reattivi al cambiamento richiesto da un mercato sempre più globale e spietato e da eventi non programmabili.

Perché digitalizzare?

Un’altra novità sostanziale dei nuovi modelli di digitalizzazione è la possibilità di avere una visione precisa del costo e dell’impatto sull’organizzazione aziendale. La componente fondamentale di qualsiasi progetto di digital transformation è la parte consulenziale. Specifichiamo intanto che è indispensabile affidarsi a un system integrator o a un managed service provider per sviluppare un progetto di digital transformation, perché solo attraverso un partner specializzato e competente si può immaginare un lieto fine.

Solo un occhio esperto esterno all’azienda potrà capire la portata del progetto e gli ambiti di intervento. E ciò avverrà attraverso una delicatissima fase di auditing dell’infrastruttura It preesistente e dei modelli di processo. È in questa fase che si definisce anche lo sforzo economico e delle risorse coinvolte secondo modelli molto oggettivi che pongono in primo piano il calcolo del ROI (Return of Investment).

È importante ribadire ancora una volta che qualsiasi progetto di digitalizzazione in azienda deve perseguire l’unico obiettivo di rendere la tecnologia un valore per il business aziendale e che il suo costo è direttamente proporzionale a dei risultati predefiniti da raggiungere.

I vantaggi principali della digitalizzazione

Ma, sintetizzando, quali sono i vantaggi concreti che un’azienda ottiene da un progetto di digitalizzazione? Ne possiamo individuare almeno dieci, tutti ampiamente dimostrati da ricerche e analisi.

1. Maggiore efficienza. Le risorse aziendali coinvolte in un nuovo progetto di digital transformation osserveranno un immediato incremento di efficienza. Si farà di più in meno tempo, si sarà più produttivi grazie agli strumenti tecnologici e si ridurrà il time-to-market.
2. Vicinanza al business. Delegare le attività alla tecnologia permette alle risorse aziendali di focalizzarsi di più su strategie e visione di business. Gli strumenti applicativi moderni, per esempio, sono concentrati sull’interpretazione dei dati e sulla collaborazione attiva tra dipartimenti, favorendo e velocizzando le decisioni.
3. Risparmio sui costi. Una proposizione basata sulla fruizione di un servizio, la flessibilità e la scalabilità delle offerte e un progetto fin da subito modulato sul ROI determinano un sicuro e immediato risparmio sui costi.
4. Crescita dei ricavi. Se i costi scendono, i ricavi non possono che salire. Anche l’ottimizzazione dei processi, derivante dall’introduzione di nuove tecnologie, è un risparmio quantificabile. Inoltre, il passaggio da costo per un prodotto a costo per un servizio determina una variazione importante a bilancio.
5. Più attenzione al cliente. Le nuove applicazioni mettono i clienti, o gli stakeholder aziendali, e i dati e le informazioni che generano al primo posto. Ciò significa poter offrire un servizio migliore ai clienti e a tutti gli interlocutori aziendali, aderendo perfettamente a ciò che i mercati, qualunque essi siano, richiedono.
6. Più attenzione alle risorse umane. Delegare una parte consistente delle attività quotidiane a una architettura It determina una vera rivoluzione nel ruolo del dipendente aziendale. La risorsa umana avrà a disposizione più informazioni da condividere e si sentirà più protagonista nella definizione delle strategie aziendali. Da un progetto di digitalizzazione nascerà un maggior coinvolgimento delle risorse e una nuova motivazione.
7. Flessibilità e scalabilità. Altra caratteristica delle moderne infrastrutture It è la forte flessibilità e la capacità di scalare le risorse istantaneamente in base alle nuove esigenze di business. Come detto, avremo una riduzione del time-to-market e si potrà contare su una risposta veloce alle mutazioni di mercato, agli eventi inaspettati e alle richieste dei consumatori.
8. Miglior supply-chain. Grazie alla tecnologia si potrà ottimizzare l’intera filiera produttiva e rispondere adeguatamente a un mercato che chiede sempre più personalizzazione e soluzioni on-demand. Una gestione ottimizzata della supply-chain garantirà un dialogo migliore con la filiera e una maggiore velocità di risposta alle richieste dei clienti.
9. Nuove opportunità. Vedere l’andamento aziendale partendo dai dati aiuterà a scoprire più facilmente nuove nicchie di opportunità, interne ed esterne. Sarà più facile valorizzare le competenze delle risorse interne, perché avranno più libertà di esprimere la loro creatività, e individuare i desiderata dei clienti prima della concorrenza.
10. Maggiore competitività. L’abbiamo dichiarato fin da subito: procedere con la digitalizzazione aziendale è un obbligo. Perché le aziende si muovono in un mercato globale vastissimo in cui la concorrenza è spietata. Incrementare la competitività è una delle promesse di ogni progetto di digital transformation.

Quando un’azienda si può definire digitalizzata

Bene, abbiamo chiarito cosa si intende per processo di digitalizzazione di un’azienda. Ne abbiamo illustrato i vantaggi e abbiamo specificato che il percorso, lungo e tortuoso, dovrebbe essere svolto in compagnia di un partner It competente e referenziato. E abbiamo chiarito che, per evitare fallimenti, l’esperienza insegna che è meglio iniziare gradatamente e concentrarsi sull’impatto che una rivoluzione di questo tipo ha su dipendenti e processi.

Ma, quando un’azienda si può definire digitalizzata? Non esiste un momento preciso, o comunque quel momento non coincide con la conclusione del processo di digitalizzazione. Un’azienda digitalizzata si accorgerà di esserlo quasi involontariamente. Quando la produttività si incrementerà, quando i dipendenti avranno riacquistato il sorriso e quando il fatturato incomincerà a salire. Questi sono i tre, prioritari, parametri che possono fornire una risposta oggettiva alla domanda.

Come abbiamo già detto, la digital transformation non è una sola. Si può sviluppare un progetto di digitalizzazione delle fatture in ingresso e in uscita (gestione digitale dei documenti), si può digitalizzare il processo produttivo, la filiera distributiva, il rapporto con il cliente, l’operatività dei dipendenti. Ancora, si può migrare l’intera infrastruttura It sul cloud, creare un piano di disaster recovery o decidersi a proteggere i dati aziendali nel modo giusto. Per uno qualsiasi di questi progetti è importante fissare dei parametri di valutazione insieme al partner It per verificare periodicamente i progressi.

Da sottolineare, inoltre, che un progetto di digital transformation non si esaurisce in pochi mesi, ma è un’attività che, prima di tutto deve vedere coinvolte direttamente le persone in tutte le fasi, e che richiederà un continuo adeguamento delle soluzioni implementate. Per questo si sceglieranno dei “testimonial” interni del progetto che si accolleranno il delicato ruolo di ambasciatori presso i loro colleghi. Un work in progress collaborativo basato esclusivamente sulle singole esigenze dell’azienda cliente e sulle nuove opportunità di business.

Come iniziare un processo di digitalizzazione

La fase iniziale di un progetto di digitalizzazione è fondamentale. Dopo aver individuato il giusto partner It che accompagnerà l’azienda in questo nuovo percorso, si procederà a una intesa fase di valutazione. Una fase obbligatoria e propedeutica alla definizione del piano di intervento.

Ci saranno delle domande a cui si deve dare una risposta preliminare all’avvio del progetto. Per esempio:

• Quali sono i colli di bottiglia dei processi aziendali?
• Che criticità presenta l’infrastruttura It attuale?
• Qual è il processo più impattante sul business?
• Qual è la divisione aziendale più orientata all’innovazione?
• Quali obiettivi di business si intendono raggiungere?

Sulla base delle risposte ottenute dal management aziendale, il partner It elaborerà un piano dettagliato con le aree di intervento, gli strumenti da introdurre e i processi da rivedere. Un partner It strutturato non presenta piani aleatori ma si basa su strumenti di valutazione oggettivi e sulle dichiarazioni delle risorse coinvolte.

Dopo la convalida del piano di intervento da parte dell’azienda cliente non resta che iniziare. Tenendo bene in mente che il cambiamento deve essere fortemente voluto principalmente dal management e dalle risorse umane, e che entrambi gli interlocutori dovranno avere un ruolo attivo durante tutta l’implementazione del progetto di digital transformation.

LEGGI ANCHE: Lo stato della digitalizzazione delle PMI italiane