L’UCaaS, Unified communication as a service o ancora comunicazioni unificate come servizio, è un modello di distribuzione cloud che offre una varietà di applicazioni e servizi di comunicazione e collaborazione.
Le funzionalità UCaaS includono messaggistica aziendale, tecnologia di “presenza”, riunioni online, collaborazione in team, telefonia e videoconferenze. L’Unified Commuinication as a Service è diventato sempre più popolare tra le aziende di tutte le dimensioni poiché, grazie alla sua agilità, permette di aggiornare i sistemi di comunicazione legacy e soprattutto supporta in maniera perfetta una forza lavoro sempre più distribuita.
Come funziona l’UCaaS
UCaaS, come le sue alternative di comunicazione unificata on-premise e “hosted”, integra un software che supporta la comunicazione sincrona e asincrona da qualsiasi dispositivo, consentendo una collaborazione coerente tra i team.
UCaaS è noto, come in parte anticipato, per la capacità di fornire flessibilità e scalabilità per le attività aziendali principali. In un’unica piattaforma basata sul cloud, UCaaS offre diverse funzionalità di comunicazione, tra cui telefonia cloud, videoconferenze, riunioni, collaborazione in team e integrazioni di app. Offre inoltre VoIP per la telefonia, che consente alle aziende di migrare dall’utilizzo di dispositivi hardware ad applicazioni software.
UCaaS è un servizio in abbonamento offerto tramite un provider UCaaS, un MSP o un system integrator. La gestione e la sicurezza della tecnologia sono affidate in outsourcing a un fornitore che possiede l’infrastruttura sottostante, inclusi il data center e la rete.
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Le componenti principali delle offerte UCaaS
Server applicativi gestiti dai fornitori UCaaS nei loro data center, ospitati in data center di terze parti o su piattaforme cloud pubbliche come AWS, Google Cloud o Microsoft Azure.
Client software scaricati sui dispositivi dell’utente o accessibili tramite browser Web utilizzando WebRTC o un plug-in.
Endpoint, come telefoni e apparecchiature per videoconferenza, che consentono ai clienti di accedere ai propri provider UCaaS tramite Internet pubblico o collegamenti WAN privati.
Le aziende possono implementare UCaaS in modo relativamente semplice rispetto alle alternative locali perché non sono necessarie installazioni hardware complesse. UCaaS, che promuove l’agilità aziendale, consente inoltre alle organizzazioni di spostare il personale IT da compiti noiosi su piattaforme di comunicazione legacy a ruoli più strategici che aiutano direttamente l’azienda. Forse la cosa più importante, tuttavia, sono i benefici per i dipendenti che includono principalmente il miglioramento della collaborazione e della produttività.
Perché dovresti usare l’Unified Commuinication as a Service
Molte aziende utilizzano UCaaS per evitare le spese di capitale e di opex associate all’implementazione autonoma delle UC.
Le piccole imprese sono state le prime ad adottarlo, poiché spesso non dispongono del personale e delle risorse per mantenere e supportare le UC locali. Le grandi imprese stanno implementando sempre più UCaaS per ottimizzare i propri servizi di comunicazione, migliorare la continuità aziendale e supportare la forza lavoro dispersa.
Ecco alcuni ulteriori motivi per cui l’Unified Commuinication as a Service potrebbe essere una buona opzione per le aziende:
Scalabilità. UCaaS offre maggiore flessibilità per le organizzazioni che necessitano di aggiungere e rimuovere rapidamente utenti, come i dipendenti stagionali, senza grandi modifiche all’infrastruttura. La crescita della forza lavoro ibrida ha portato a una maggiore necessità da parte delle organizzazioni di supportare la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti attraverso le reti aziendali e domestiche. Le comunicazioni basate sul cloud consentono agli utenti di accedere alle funzionalità indipendentemente dalla posizione, il che fornisce una UX più coerente per i lavoratori remoti e mobili.
Disaster Recovery. Le organizzazioni possono utilizzare UCaaS anche per il disaster recovery e la continuità aziendale, poiché non hanno più bisogno di acquistare e mantenere più centralini pubblici (PBX) e piattaforme UC in caso di interruzione. Inoltre gli utenti non hanno bisogno di utilizzare una VPN per accedere alle chiamate e ad altre funzionalità.
Comunicazioni avanzate e integrate. I fornitori UCaaS spesso includono funzionalità di comunicazione avanzate, come mobilità e messaggistica di testo, come parte del loro set di funzionalità di chiamata. Alcuni provider UCaaS stanno aggiungendo il supporto per le chiamate utilizzando il dialer nativo del dispositivo mobile o l’app di messaggistica, in modo che gli utenti non debbano cambiare app per effettuare chiamate di lavoro. Le organizzazioni possono anche integrare la propria piattaforma di contact center o acquistare servizi di contact center direttamente dal proprio fornitore UCaaS per creare comunicazioni più integrate all’interno dell’azienda.
Aumento della produttività. Le organizzazioni che desiderano migliorare la produttività dei dipendenti possono farlo attraverso le funzionalità chiave di UCaaS. Il supporto per le integrazioni di app di terze parti, ad esempio, consente ai dipendenti di connettere la piattaforma UCaaS con altre app aziendali. La messaggistica integrata del team consente inoltre ai dipendenti di considerare la propria piattaforma UCaaS come uno sportello unico per la collaborazione e i flussi di lavoro aziendali.
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Quali sono i vantaggi dell’UCaaS
Le organizzazioni possono ottenere numerosi vantaggi dall’implementazione di una piattaforma UCaaS.
Al contrario, la UC on-premise, dove i server sono ubicati sulla LAN aziendale, spesso richiede hardware proprietario e costi iniziali più elevati rispetto a UCaaS.
I modelli on-premise richiedono inoltre una maggiore dipendenza dalle competenze IT interne per la manutenzione e la gestione.
Sebbene l’UC Hosted, un’altra opzione, allevia alcuni dei problemi di manutenzione e gestione, le organizzazioni devono ancora sostenere i costi iniziali di hardware e infrastruttura, principalmente per i collegamenti WAN privati. UCaaS, d’altro canto, elimina tali costi iniziali, spostando i budget UC da Capex a Opex.
Inoltre, UCaaS è spesso più facile da gestire, il che riduce la necessità di competenze IT interne. In definitiva, passando alle UC basate su cloud, le aziende possono ottenere numerosi vantaggi sia per l’IT che per gli utenti finali. I vantaggi più degni di nota includono quanto segue: Costi ridotti.
Migrando a UCaaS, le aziende non dovranno acquistare hardware server o gestire data center interni.
Gestione degli scarichi. Quando le responsabilità amministrative passano al fornitore di servizi, i team IT possono concentrarsi su altri obiettivi tecnologici specifici del business.
Scalabilità migliorata. Il modello cloud rende la scalabilità delle comunicazioni più rapida ed efficiente. La possibilità di aumentare o diminuire le licenze offre alle organizzazioni una grande flessibilità.
Sostegno al lavoro distribuito. Gli utenti finali possono accedere ai servizi di comunicazione praticamente ovunque, il che è ottimo per supportare il lavoro ibrido e remoto.
Sicurezza avanzata e aggiornamenti della piattaforma. Proprio come l’offload della gestione, le aziende possono fare affidamento sui fornitori UCaaS per gestire la manutenzione della sicurezza e gli aggiornamenti di routine della piattaforma per proteggersi dalle vulnerabilità del software.
Migliore accesso alle funzionalità. Oltre alle patch di sicurezza, altre funzionalità UCaaS vengono regolarmente aggiornate, fornendo alle aziende una suite completa di strumenti di comunicazione, insieme a funzioni appena aggiunte come l’intelligenza artificiale generativa.
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