Digital Workplace: «Così il cloud sta rivoluzionando gli spazi in azienda» Il caso ACS
La corsa, reattiva, verso il digitale, i collegamenti, le riunioni, le videoconferenze da remoto, da casa, dalla cucina, dalla sala, dalla cantina, dalle camerette. Tutti, nessun escluso, in questi mesi di emergenza siamo passati da, quasi, tutte queste fasi.
Digital workplace, era normale, necessario, inevitabile
Siamo stati protagonisti di una corsa che, però, ha ampiamente esaurito la sua spinta nel momento in cui è stato chiaro che questa non era una emergenza transitoria ma, volenti o nolenti, si tratta di una “nuova normalità” con la quale tutti abbiamo la necessità di fare i conti. Una nuova normalità in cui proprio il digitale sarà sempre più forza motrice, la più potente, utile e necessaria per dare continuità a lavoro, business e relazioni.
Una realtà, destinata a generare nuove necessità, nuove dimensioni e, altrettanto inevitabilmente, nuovi concetti di spazi sia privati sia, soprattutto, lavorativi.
Il digitale dunque cambia il nostro modo di vivere, lavorare ma anche il nostro spazio fisico di riferimento. Distanziamento, necessità di tracciare persone e ingressi, il bisogno di costruire ambienti idonei e capaci di ospitare e abilitare videocomunicazioni in tempo reale. La rivoluzione del Digital Workplace di cui oggi tanti parlano in maniera crescente, unisce tutti questi elementi e li porta al centro dell’attenzione di milioni di manager e imprese.
Una rivoluzione che deve necessariamente dare vita ad un ambiente di lavoro multiforme in cui, a seconda delle necessità, sarà possibile lavorare da casa o in ufficio con la stessa identica user experience.
Un’attenzione che da tempo è uno dei focus di ACS Data Systems, (system Integrator di eccellenza che da anni aderisce al progetto HPE Innovation Lab Next) una società italiana innovativa e di eccellenza in ambito tecnologico che si è scelta il compito di attingere alle più grandi infrastrutture e servizi digitali disponibili sul mercato e di unirli creando soluzioni ad hoc per le imprese italiane. Dalle piattaforme di collaboration come Microsoft 365 e Microsoft Teams, alle soluzioni tecniche che trasformano gli spazi di lavoro dando vita al vero Digital Workplace.
Oggi più che mai diventa importante ascoltare l’esperienza di chi come Michele Kerschbaumer, Head of Communication Solutions all’interno di ACS, sta lavorando in questa direzione.
Digital workplace, la rivoluzione, fisica, di Microsoft Teams
Un punto di partenza condiviso, nel cuore della “nuova normalità”, è sicuramente Microsoft Teams che, a detta di molti esperti, è stato un vero super eroe per milioni di aziende. Una “magia” digitale che ha infatti permesso a CEO e manager di dare continuità alle proprie trattative e operazioni anche nel mezzo dell’emergenza. Si può dire che ora questa piattaforma sta cambiando gli spazi di lavoro e i device stessi, oltre che le nostre abitudini?
«E’ proprio cosi. – racconta Michele – Seguo la videoconferenza da oltre 25 anni, da quando fare collegamenti video era più costoso di spostarsi da un luogo all’altro. Il modello basato sulla collaborazione a distanza non ha mai sfondato perché l’alto costo delle tecnologie e la difficoltà di utilizzo non hanno mai conquistato la fiducia della maggior parte dei manager aziendali.
Con l’avvento dalla videoconferenza basata su web le cose hanno preso una piega migliore ma l’assenza di un vero e proprio standard e la dimensione dei brand che propongono questi sistemi, legato sempre ad un costo non proprio economico, ha sempre rallentato la vera e propria diffusione di questi sistemi».
Vero, ma in tutto questo che cosa ha fatto di così straordinario Microsoft?
«Moltissimo anche se – racconta il manager – va detto che anche il colosso statunitense forse non era pronto ad una svolta, con i prodotti Lync, diventato poi Skype for Business, ha testato il terreno preparandosi alla vera e propria rivoluzione, poi Microsoft Teams… A questo si è aggiunto il fortissimo sviluppo del Cloud, effettivo punto di svolta di tutta l’evoluzione della web conference: porte aperte alla collaborazione globale e interattiva. Come ultimo aggiungiamo il miglioramento delle performance dei device, la semplificazione delle connessioni e il gioco è fatto!»
In un simile contesto anche le connessioni e l’organizzazione stessa delle sale per le videoconferenze è stata rivoluzionata… ma come e quali sono le regole per le “nuove” riunioni ?
«Collaboration room ed espansione del proprio posto di lavoro: queste sono le nuove Meeting Room. Già prima del lockdown la diffusione dei device portatili ha accelerato la trasformazione delle sale riunioni aziendali – spiega Michele -. Fino a 10 anni fa le sale riunioni in azienda erano poche e ad esclusivo utilizzo dei dirigenti. Spesso le ho trovate addirittura utilizzate come archivi o comunque non per il loro scopo. Le poche presenti erano dotate di sistemi spesso chiusi, progettati da aziende che nulla avevano a che fare con l’informatica e di conseguenza realizzate con tecnologie difficili da capire e far funzionare.
Tutto ciò è cambiato negli ultimi 5 anni. Abbiamo visto crescere esponenzialmente il numero delle sale, più piccole e più smart e questa è la richiesta che riceviamo giornalmente. Un monitor di grandi dimensioni, un device come ad esempio una Soundbar con webcam, microfoni e diffusori, nonché un device per la connessione wireless e si comincia!»
Ma cosa ha fatto ACS per adattarsi a queste nuove esigenze?
«Noi come azienda abbiamo riprogettato le nostre soluzioni software portandole in questa direzione. Ad esempio il Room Booking, non più solo la visualizzazione della prenotazione, ma anche informazioni sulla capienza e sulla sicurezza da tenere in sala. Questa soluzione è stata estesa anche al display di sala attraverso una soluzione Room Welcome che visualizzerà, prima di ogni inizio riunione, le informazioni utili all’utilizzo della tecnologia e delle norme di sicurezza da rispettare. E poi la gestione e manutenzione a distanza: tutti i device collegati in rete con la possibilità di aggiornarli e mantenerli nel tempo. Una nuova e necessaria visione di supporto».
Veniamo però allo spazio vero e proprio e a qualche consiglio pratico in questa difficile fase di ripartenza: come devono essere le nuove sale riunioni oggi?
«Essenziali e facili da utilizzare e prenotare. Con l’avvento degli openspace le meeting room hanno preso in azienda un ruolo fondamentale, un luogo dove condividere le idee con i propri colleghi. Lo smart working ha fatto il resto. Progettiamo giornalmente le sale di molti nostri clienti e cerchiamo sempre di trovare delle soluzioni smart che consentano una collaborazione facile e veloce con il giusto prezzo.
Microsoft 365 ha rivoluzionato il mondo della collaborazione e sta facendo da traino per molte aziende che operano in questo settore. 4, 6, 10 posti: queste sono le nuove esigenze di spazio. Con pareti trasparenti e allestimenti di design, le nuove meeting room rispecchiano la voglia di rilanciare il benessere sul posto di lavoro. Molti designer e architetti stanno progettando tavoli predisposti ad ospitare le tecnologie volte a soddisfare le richieste di videoconferenza e collaborazione. Anche la questione acustica è diventata importante. Progettare bene vuol dire ottimizzare il budget. Integrare in maniera intelligente le tecnologie nell’arredo è diventata un’esigenza che i progettisti vogliono soddisfare. Le connessioni wireless come ad esempio il nuovo sistema Barco della serie CX ci stanno aiutando a realizzare progetti di altissimo livello con bassissimo impatto di cablaggio e predisposizioni»
Digital workplace, una nuova idea di ufficio… personale
Michele, la corsa al digitale scattata in questa epoca di emergenza è una reazione “temporanea” o una rivoluzione destinata a lasciare un segno? Se si, quale e come?
«Il Covid-19 ha iniziato una rivoluzione senza ritorno. Tutti noi abbiamo cambiato l’approccio con il tempo e con gli strumenti tecnologici in nostro possesso. Le imprese si stanno interrogando su come sia corretto riprogettare i propri spazi e le tecnologie annesse.
Personalmente sto lavorando a un’idea di sviluppo di un pacchetto meeting room per Home Office. Le figure di comando in azienda potrebbero pensare di allestire una stanza in casa per presenziare alle riunioni importanti senza doversi spostare presso le sedi indicate. Questo presuppone però una qualità di connessione che non possono essere soddisfatte da un normale device portatile. Inoltre avere un luogo dedicato al lavoro in casa è secondo me una strategia assolutamente vincente. Lavorare in cucina o in salotto non è come immergersi nel proprio ufficio multimediale casalingo. Noi siamo pronti per aprire questo nuovo filone di business con molte idee interessanti e supportate da grande esperienza informatica e tecnologica».
