Digital Workplace e ufficio post Covid: gestione documentale in sicurezza

Digital Workplace e “ufficio” post Covid: verso una gestione documentale efficiente e sicura. Una guida pratica e preziosa sviluppata in collaborazione con Canon che, qui, ci racconta la sua visione dell’ufficio del futuro e la sua offerta end-to-end. Una guida che è anche la prima puntata di una esclusiva rubrica, #WorkplaceRevolution, dedicata proprio alla trasformazione del nostro modo di lavorare

La pandemia Covid-19 ha cambiato per sempre il modo di vivere l’ufficio, il modo di relazionarsi con gli altri e gli strumenti di lavoro si collocano in una fase di profonda rivisitazione, in attesa di capire cosa succederà dopo.

Cosa succederà nel new normal? Ritorneremo tutti in ufficio o si profilerà una condizione ibrida? Quel bilanciamento di risorse che poi sarebbe il vero smart working, pianificato e ottimizzato per rendere al meglio: una condizione ben differente dalla costrizione di mezzi che nel marzo 2020 ci ha letteralmente investiti da un giorno all’altro e che molte aziende ancora si ostinano a voler praticare.

In questi mesi sono state condotte molte ricerche per valutare il sentiment dei dipendenti delle aziende. Come era lecito aspettarsi, alcuni, se potessero, in ufficio non tornerebbero mai più, ma secondo ZDNet il 64% dei dipendenti preferirebbe trascorrere una parte del tempo in ufficio o comunque in un luogo differente dalla propria abitazione, per tornare ad avere una distinzione netta tra ciò che abitualmente viene definito casa e ciò che abitualmente viene definito luogo di lavoro.

Alla lunga, il fatto di vivere soltanto in un unico luogo risulterebbe alienante. Un dato confermato dal JLL, che attesta come secondo una sua indagine addirittura 3 professionisti su 4 vorrebbero ritornare in ufficio nel prossimo futuro, per riprendere ad avere relazioni dirette con i colleghi.

A prescindere dall’esito dei sondaggi, un fattore che emerge chiaramente, come oltretutto ribadito dal Cisco Workforce Survey del 2020 è che un anno di lockdown ed incertezze abbiano aumentato la volontà di avere voce in capitolo.
Secondo Cisco, l’87% delle persone vorrebbe un maggior coinvolgimento nella definizione di come e dove lavorano e di avere la possibilità di scegliere se utilizzare l’ufficio oppure il lavoro remoto.

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Altre stime relative ai luoghi del lavoro del new normal vorrebbero una condizione ibrida, in cui circa il 50% sarebbe caratterizzato dal lavoro in ufficio, un 25% dal lavoro a casa e il restante 25% rimarrebbe destinato alle operazioni sul campo, qualora le mansioni da svolgere lo prevedano.

In ogni caso, il workplace, o meglio Digital Workplace, non sarà più lo stesso e questo fattore è stato recepito in maniera evidente anche dai principali studi di progettazione al mondo.
ARUP, società leader nell’ambito dell’industria delle costruzioni, ha di recente affermato come gli uffici del futuro si trasformeranno per diventare più flessibili e multifunzionali, con l’obiettivo di creare interazioni di valore.
Gli fa eco un analista di riferimento come Gartner, per cui gli uffici potrebbero evolversi in un ibrido tra librerie e hub culturali per la gestione di interazioni di valore tra i membri dell’azienda, come i collaboratori, i partner, i prospect e i clienti.

Il tema chiave non è dunque capire dove si lavorerà, ma come si lavorerà, nella prospettiva di rifunzionalizzare uno schema di relazioni che era probabilmente destinato all’obsolescenza ben prima dell’emergenza pandemica.
Non c’è soltanto una questione di sicurezza, che obbliga a ridefinire i layout degli uffici dedicando maggiori spazi per ogni utente, ma soprattutto la coincidenza con una vera e propria trasformazione digitale delle aziende.

Ripensare i luoghi del lavoro vuol dire introdurre tecnologie capaci di migliorare la collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti, a cominciare dalla fruizione dei documenti con cui si è chiamati ad interagire ogni giorno.
Utilizzare dei software di gestione (CRM, ERP, ecc.) di ultima generazione, dotarsi di sistemi di digitalizzazione dei documenti e di sistemi di stampa gestita contribuisce ad un deciso ammodernamento dell’ufficio, nella direzione di un impegno più sostenibile sia dal punto di vista economico che ambientale.

Il workplace ibrido su misura per la trasformazione digitale, la nuova dimensione del Digital Workplace

Digitalizzare un’azienda vuol dire lavorare puntualmente sui suoi processi, per migliorarne l’efficienza, sulla base di una vera cultura digitale.

Uno spazio di lavoro sempre più digitale deve essere in grado di colmare il gap che intercorre tra l’enorme quantità di dati che ormai le aziende si ritrovano a processare durante le loro operazioni, e le persone, che devono formarsi ed aggiornarsi continuamente, per sostenere i livelli di competitività necessari per crescere in un contesto stimolante quanto ricco di insidie ed imprevisti. Il Covid-19 in tal senso è l’eccezione che conferma la regola.

La cultura digitale è l’espressione pratica di una serie di temi fondamentali per la riorganizzazione dei layout aziendali, soprattutto se si considera questo aspetto dipenda soprattutto dalle persone cui, ai vari livelli, è affidato il futuro delle nostre imprese.
Tra i principali driver dell’innovazione del lavoro d’ufficio, ritroviamo:

• Approccio customer first: mettere il cliente al centro dell’esperienza. Quante volte abbiamo sentito questa frase? È sulla bocca di tutti, ma quanti sanno realmente metterla in pratica? Da un lato, l’esigenza di automatizzare i processi, dall’altra l’esigenza di personalizzazione della domanda da parte dei consumatori.
  Due dimensioni apparentemente agli antipodi, possono convergere grazie alla tecnologia, grazie a sistemi digitali che consentono di profilare in maniera scrupolosa i clienti, avvalendosi dell’analisi dei dati per offrire loro servizi al tempo stesso automatizzati e personalizzati.
  Questo concetto deve essere ben impresso nella mentalità dei dipendenti, di coloro che rendono operative le strategie di marketing, vendita e post vendita delle aziende.
• Cloud, ovunque possibile: la pandemia Covid-19 ha dimostrato come il cloud non sia la dimensione IT del futuro, ma del presente. Senza i sistemi di videoconferenza, interamente basati sul cloud, ben difficilmente si sarebbe potuto lavorare come, ed in certi versi ancor meglio, in remoto piuttosto che in ufficio, oltre a sostenere webinar, eventi e formazione.
  I servizi cloud e i modelli “as a service” offrono dei vantaggi incredibili alle aziende, che non sono più costrette a sostenere i costi di acquisto per l’hardware e il software, a tutto vantaggio della scalabilità dei servizi di cui necessitano. Lo sviluppo software si sta spostando sempre più sulla nuvola di internet, grazie al modello Software as a Service (SaaS), ma stanno iniziando a diffondersi anche i sistemi Desktop as a Service (Daas) che consentono di loggarsi in remoto utilizzando qualsiasi browser web, per entrare in un ambiente operativo completo di tutte le applicazioni, senza dover installare nulla, nemmeno il sistema operativo.
• Razionalizzazione archivio e gestione documenti: il tempo dei faldoni e dei polverosi archivi cartacei appartiene al passato, per quanto il fascino della carta risulti inestimabile, è molto più efficiente stampare solo i documenti necessari, quando si rendono efficaci, senza rischiare di perdere parti che non vengono riordinate, oltre a perdere molto tempo per ricercare ogni volta le informazioni necessarie tra schedari e scaffali.
  Le aziende devono dematerializzare i loro archivi, digitalizzando i documenti e gli indici nella direzione di eliminare i costi di gestione dell’archivio fisico, rendendo molto più veloce ed efficiente l’archiviazione e la consultazione.
• Sicurezza hardware e software: il lockdown ha costretto la maggior parte dei lavoratori d’ufficio ad operare da casa, spesso con i loro mezzi, quelli che fino al giorno prima utilizzavano per riordinare le foto delle vacanze, gestire la posta personale, piuttosto che navigare su internet per soddisfare i propri hobby.
  Compiti decisamente differenti rispetto a quelli svolti in azienda, soprattutto se si considerano le policy relative alla privacy dei dati e delle informazioni sensibili, che vengono stampate ad esempio in più sedi, senza che vi sia un adeguato controllo.
  I reparti IT devono tenere conto di questi aspetti per evitare problemi causati da dipendenti incauti ed anche in questo caso il cloud offre una soluzione in grado di risolvere a monte un’ampia serie di problematiche derivate dall’accesso ai dati da molte posizioni. Grazie al cloud è infatti possibile strutturare una gestione utenti con delle policy che consentano ad ogni dipendente di accedere soltanto ai dati che gli competono, tracciando inoltre qualsiasi accesso e qualsiasi modifica venga operata sui documenti archiviati sui data center.

Per rendere più efficiente il workplace è dunque indispensabile dotarlo delle tecnologie più adatte per innovare grazie ai servizi in cloud e lavorare in sicurezza grazie a dispositivi hardware e software concepiti appositamente per un workflow altamente collaborativo anche nelle condizioni di lavoro da remoto.

L’offerta end-to-end di Canon l’ufficio del futuro: efficienza e sicurezza con tecnologie hardware-software all’avanguardia

Sulla base di un solido know-how nell’integrazione dei processi aziendali, una realtà come Canon, leader nell’ambito delle soluzioni per la stampa e la digitalizzazione dei documenti, ha creato un portfolio di prodotti e servizi completo, in grado di soddisfare qualsiasi esigenza di trasformazione digitale delle aziende.

Sulla base di una ricerca basata su tutti i possibili workplace che possono prospettarsi per le aziende del futuro, che comprende una dimensione ibrida estremamente variegata, che va dall’ufficio multiservizi, agli spazi in co-working, fino al cosiddetto lavoro da casa, Canon (qui la sua visione evolutiva dello spazio di lavoro) ha messo a punto una serie di soluzioni finalizzate ad ottimizzare l’acquisizione e la gestione delle informazioni, ancor prima che diventino di fatto dei documenti.

Oltre a godere di sistemi di stampa e scansione all’avanguardia, Canon ha investito moltissimo sulla parte software, per automatizzare in maniera semplice ed intuitiva l’inserimento e l’elaborazione delle informazioni nei sistemi aziendali.
Canon propone infatti dei software scan-to-cloud dotati di OCR, per digitalizzare e rendere disponibile l’accesso alle informazioni in qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento. I sistemi OCR hanno ormai raggiunto un livello di efficienza molto elevato grazie alle innovative funzioni basate sull’intelligenza artificiale.

Per quanto riguarda i servizi di stampa, Canon propone sia alle grandi che alle piccole aziende soluzioni efficaci di stampa gestita in grado di acquisire documenti da qualsiasi posizione, integrandosi in maniera nativa con le principali piattaforme di collaborazione e archiviazione cloud, adattandosi perfettamente ai flussi di lavoro di collaborazione remota del personale. I sistemi di stampa vengono gestiti sulla base dei volumi di stampa richiesti, in modo da ottimizzare i costi e i consumi, per rendere il flusso di lavoro sempre più sostenibile a livello economico ed ambientale.

Le soluzioni business di Canon non si prospettano complete ed efficienti soltanto dal punto di vista tecnologico, ma anche e soprattutto per quanto riguarda la sicurezza delle applicazioni legate alla gestione delle informazioni e dei documenti nel workplace ibrido che si prospetta negli anni a venire.

Il lavoro in remoto ha allontanato la gestione dei documenti dal controllo e dalla supervisione dei reparti IT, con evidenti rischi sia per quanto riguarda la vulnerabilità dei dati esposti, che per il rispetto delle stringenti normative GDPR, che hanno introdotto regole molto restrittive per la conservazione, la protezione e lo smaltimento delle informazioni, con sanzioni troppo pesanti per pensare di poter trascurare questi aspetti.

Canon supporta la sicurezza dei dati aziendali con un approccio olistico che permette di tutelare le informazioni a prescindere dalla posizione in cui vengono consultate, gestite ed elaborate. Ciò avviene in prevalenza ottimizzando la gestione di tre processi fondamentali nel flusso delle informazioni e dei documenti in azienda:

• Gestione della stampa: proteggendo il processo di invio dei documenti in stampa, fino al rilascio dell’output stampato presso il dispositivo. Prevenendo le violazioni dei dati grazie alla protezione dei dispositivi di stampa connessi alla rete, tutelando al tempo stesso le attività degli utenti coinvolti.
• Gestione dell’acquisizione: proteggendo la digitalizzazione dei documenti cartacei e la relativa archiviazione, per migliorare la sicurezza generale attraverso funzionalità avanzate degli scanner e dei loro software di gestione, programmati per rispondere in maniera puntuale agli obiettivi di sicurezza.
• Gestione dei documenti: proteggendo l’archiviazione e l’elaborazione dei documenti, sia nelle applicazioni on-premise che nel cloud, assicurando la piena conformità alle normative vigenti sull’acquisizione, trattamento e conservazione dei dati.

L’approccio di Canon consente quindi alle aziende di migliorare l’efficienza di tutti i processi di gestione documentale, a prescindere dal loro livello nella trasformazione digitale, grazie ad un’ampia gamma di soluzioni innovative, evolute dal punto di vista tecnologico, sicure in ogni fase di lavoro e sostenibili sia a livello di consumi che di emissioni nell’ambiente.