La gestione documentale è spesso un processo lungo e complesso, caratterizzato da attività ripetitive che possono rallentare il flusso di lavoro aziendale. L’intelligenza artificiale offre strumenti avanzati per semplificare e velocizzare queste operazioni, migliorando l’efficienza e riducendo i margini di errore. Grazie a tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP), oggi è possibile estrarre automaticamente informazioni chiave da documenti non strutturati, come contratti, fatture o ordini clienti. Questo permette alle aziende di trasformare grandi quantità di dati in formati strutturati e facilmente consultabili, facilitando l’archiviazione e la ricerca delle informazioni.
Secondo una ricerca dell’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, il mercato dell’IA in Italia ha raggiunto un valore di 760 milioni di euro nel 2023, con una crescita del 52% rispetto all’anno precedente. Un dato che evidenzia come le imprese italiane stiano progressivamente adottando tecnologie basate sull’intelligenza artificiale per migliorare la loro efficienza operativa. In particolare, la gestione documentale automatizzata è uno degli ambiti che ha visto una maggiore implementazione, grazie alla possibilità di eliminare attività manuali dispendiose in termini di tempo e risorse.
Sicurezza e conformità: un aspetto centrale
Oltre all’automazione, l’IA offre vantaggi significativi in termini di sicurezza. Le aziende devono garantire la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla gestione documentale. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono monitorare l’accesso ai documenti, rilevare anomalie nei flussi di lavoro e garantire il rispetto delle policy aziendali e normative vigenti. Questa capacità di analisi e controllo riduce il rischio di errori e violazioni, migliorando la governance dei dati e assicurando che le informazioni siano sempre archiviate e gestite in modo sicuro.
Uno studio condotto da Statista ha evidenziato che il 65% delle aziende considera la sicurezza e la protezione dei dati come una delle principali motivazioni per l’adozione dell’IA nella gestione documentale. Inoltre, l’8,2% delle imprese italiane con almeno 10 addetti utilizza già strumenti di intelligenza artificiale, con un tasso di adozione che raggiunge il 32,5% tra le grandi imprese, secondo l’ISTAT.
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Efficienza e produttività: i vantaggi concreti
Ma quali sono i vantaggi?
L’adozione dell’intelligenza artificiale nella gestione documentale porta con sé numerosi vantaggi operativi. Secondo una ricerca di McKinsey & Company, l’implementazione di soluzioni di IA nelle operation aziendali può ridurre i tempi di gestione dei documenti fino al 40% e diminuire gli errori del 30%. Sono numeri importanti, che dimostrano come l’ottimizzazione dei processi documentali abbia un impatto diretto sull’efficienza e sulla produttività aziendale.
Le aziende che hanno già adottato sistemi basati su IA segnalano una maggiore rapidità nella gestione delle informazioni e una riduzione dei tempi di approvazione e archiviazione. Inoltre, la possibilità di collegare documenti correlati – come ordini, fatture e documenti di trasporto – facilita la tracciabilità e riduce i rischi di perdita di dati.
Le tecnologie più avanzate permettono anche l’integrazione con sistemi di gestione aziendale esistenti, come ERP e CRM, creando un flusso di lavoro digitale più efficiente. La capacità di analizzare grandi volumi di dati consente inoltre di ottenere insight utili per il processo decisionale, identificando trend e schemi che possono ottimizzare ulteriormente le operazioni aziendali.
Il webinar: scopri come l’IA può migliorare la gestione documentale
Per approfondire questo tema e comprendere il reale impatto del connubio tra una gestione documentale efficiente e l’innovazione introdotta dall’AI, il prossimo 18 febbraio alle 14:30 si svolgerà un webinar dal titolo “Può davvero l’AI gestire meglio i documenti?”. Durante l’evento, Maurizio Bensi, Regional Sales Director di DocuWare, illustrerà come l’intelligenza artificiale può migliorare la gestione documentale aziendale, con particolare attenzione alla validazione degli ordini clienti e alla gestione dei DDT fornitori.
Nel corso del webinar verranno mostrati esempi pratici di come DocuWare utilizza l’IA per:
- Validare ordini clienti in modo rapido e preciso;
- Leggere e processare i documenti di trasporto dei fornitori, collegandoli automaticamente agli ordini inviati.
Queste soluzioni permettono di ridurre il tempo dedicato alla gestione documentale, migliorando produttività ed efficienza operativa.
Iscrivendosi al webinar, sarà possibile scoprire come velocizzare la validazione degli ordini, ottimizzare la gestione dei documenti di trasporto e aumentare l’efficienza aziendale. Un’occasione imperdibile per chiunque voglia sfruttare il potenziale dell’intelligenza artificiale nella gestione documentale.
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