Saper gestire Microsoft Teams, conoscerne le funzionalità di amministrazione centralizzata è ormai una necessità. La grande diffusione della piattaforma di collaborazione di Microsoft comporta nuove responsabilità per i team It delle aziende. Chi monitora accessi e attività? Chi controlla che la condivisione dei documenti non infranga la compliance?
In questo articolo Sergentelorusso vuole andare più a fondo sulle funzionalità di amministrazione per gestire Microsoft Teams nel modo più sicuro per l’azienda.
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Due dati sulla crescita “bulgara” di Microsoft Teams
Intanto, ricordiamo due dati su Microsoft Teams. Il tool ha compiuto appena 3 anni nel 2020 e a ottobre ha raggiunto l’invidiabile quota di 115 milioni di utenti quotidiani. Il tool è disponibile in 53 lingue in 181 mercati e lo usano circa 650mila le aziende con almeno 10mila utenze. In definitiva, 93 aziende delle top 100 di Fortune usano Microsoft Teams.
Microsoft Teams ha certamente goduto della enorme popolarità di Microsoft 365, ma ha goduto ancora di più quando è stato proposto come tool gratuito indipendente. Forte dell’enorme diffusione della suite, e non solo, Microsoft Teams in poco tempo ha guadagnato consensi e market share.
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Come detto, a ottobre 2020, gli utilizzatori quotidiani di Microsoft Teams sono diventati 115 milioni. Un incremento pazzesco se si pensa che a marzo erano 44 milioni e ad aprile già 75 milioni. È evidente che il “merito” di questo boom lo si deve alla pandemia, e la conseguente necessità di tool di collaborazione a distanza. A giugno del 2020, inoltre, avviene il sorpasso: Microsoft Teams supera Zoom registrando una crescita del 894% in quattro mesi (775% solo in Italia). Oggi Microsoft 365 con Teams è secondo per utilizzo solo alla G Suite di Google (41,59% contro il 50,6%).
Come gestire Microsoft Teams in azienda
Chiarito che ci troviamo di fronte a un tool di collaboration utilizzato ogni giorno da più di 100 milioni di persone, è giunto il momento di fare il punto sulle funzionalità di amministrazione.
In particolare, il team It aziendale deve focalizzare la propria attenzione su due aspetti fondamentali: il controllo degli accessi e la condivisione dei documenti che transitano all’interno della piattaforma.
A questo proposito, è importante sottolineare che Microsoft Teams non è utilizzato solo tra appartenenti alla stessa organizzazione. È facile, infatti, che la piattaforma venga utilizzata anche per comunicare e condividere documenti con clienti e fornitori esterni. E questo può essere un problema perché, di fatto, abiliterebbe la condivisione di documenti all’esterno dell’azienda e aprirebbe teoricamente una porta d’ingresso alla rete aziendale.
Gestire i team aziendali sfruttando tutte le funzionalità
Va detto che le funzionalità necessarie a gestire Microsoft Teams sono ampiamente disponibili: è importante conoscerle e, soprattutto sfruttarle.
Per esempio, sono disponibili diversi profili, siamo sicuri di conoscerli tutti? Sappiamo che è possibile abilitare un profilo Cliente a un ospite esterno all’organizzazione? E che è possibile definire puntualmente i privilegi di accesso per ogni tipologia di utilizzatore? O, ancora, stabilire se un team è pubblico o privato in modo da proteggere al meglio identità e dati?
Attenzione alle integrazioni e agli add on
Le compatibilità e le integrazioni di Microsoft Teams sono ogni giorno più numerose. Integrare la piattaforma con altri tool o software aziendali può essere relativamente semplice e immediato. Ma, nel momento in cui avviene l’integrazione, è fondamentale che il team It verifichi i privilegi di accesso e le funzionalità di protezione.
A proposito di protezione di dati e documenti, è importante spendere due parole sul framework di sicurezza sfruttato da Microsoft Teams. In particolare, possiamo affermare che la sicurezza di dati e documenti è garantita dalle funzionalità intrinseche di ogni singola componente coinvolta della suite Microsoft.
Microsoft Teams impone l’autenticazione a livello di team e a livello di organizzazione a due fattori, Single Sign-on tramite Active Directory e la crittografia dei dati in transito e a riposo.
Mentre i file sono archiviati in SharePoint e sono supportati dalla sua crittografia. Le note sono archiviate in OneNote e sono supportate dalla sua crittografia. E, infine, i dati di OneNote sono archiviati nel sito del team di SharePoint.
In definitiva, tutto bene con Microsoft Teams, a patto che si effettui un corretto lavoro di configurazione, monitoraggio e manutenzione.
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