Modern Workplace cos’è e perché conviene… a tutti

Nuova puntata della super rubrica #SurfaceRevolution costruita da Sergente Lorusso in collaborazione con Microsoft e proprio TD SYNNEX Italy. Luca Pedrotti, Junior Category Manager PC di TD SYNNEX ci racconta tutti i segreti del Modern Workplace e perché tutti ne parlano.
Nelle puntate precedenti:
– Endpoint security cos’è, perchè tutti ne parlano e perché, oggi, la scelta di un device può mettere in crisi un’azienda
– Microsoft Surface Consumer, TD SYNNEX diventa distributore autorizzato
– Microsoft Surface: in arrivo Surface Laptop Go 3, Surface Laptop Studio 2 Surface Go 4
– Cos’è l’AI generativa e perché sta rivoluzionando tablet e notebook. La guida multimediale

C’è il mobile, c’è il cloud computing, ci sono i servizi gestiti, c’è la sicurezza, c’è la possibilità di affidare l’intera gestione di device, stampanti e dell’intera infrastruttura IT a professionisti ed esperti, così da rendere possibile l’avvento del Modern Workplace (postazione di lavoro gestita) e del Digital Workspace (la versione digitale del desktop personale, accessibile da remoto con qualsiasi dispositivo).
Temi che sono fortemente critici e attuali per ogni forma e dimensione di impresa anche e soprattutto in Italia.

Un tema che, oggi più che mai, è al centro dell’attenzione di manager e interi reparti IT con la fine supporto per Windows 8.1 (non più operativo dal 10 gennaio 2023), che segue quella di Windows 7 (qui la guida completa per sapere cosa è Windows 7 fine supporto e cosa fare). La strada è quella di aprirsi alle nuove versioni dell’OS, come Windows 11, che spalanca alle imprese la possibilità di andare oltre alla semplice migrazione “sposando” le infinite opportunità che piattaforme cloud come Microsoft 365 e tutte le applicazioni di produttività (Office) offrono.
Possibilità, ma anche rischi nel momento in cui simili innovazioni vengono ignorate, o peggio, gestite con scarse competenze/attenzione. Da una parte infatti c’è il primo rischio di mancare l’appuntamento con il treno che potrebbe permetterci di diventare più veloci, flessibili, competitivi… dall’altra c’è anche il rischio, ancora più grande, d i fughe in avanti senza strumenti e, soprattutto partner adeguati.

Modern workplace cos’è

Intanto una definizione di massima. Il Modern workplace è il concetto secondo cui le aziende dovrebbero utilizzare la trasformazione digitale (DX) per allineare tecnologia, dipendenti e processi aziendali per migliorare l’efficienza operativa e raggiungere gli obiettivi organizzativi. Un termine generico ma che parla di una vera rivoluzione nel modo di concepire la postazione di lavoro includendo dispositivi, software e piattaforme che i membri dello staff utilizzano per eseguire il proprio lavoro. Un concetto dunque, un pensiero, un disegno che nasce però come diretta conseguenza di un cambiamento dirompente nel modo di comunicare, lavorare, collaborare di milioni di manager, dipendenti, professionisti, privati. La rivoluzione digitale, il mobile, il cloud computing hanno infatti, da tempo, abbattuto il confine tra dimensione personale e professionale unendo, all’interno di device come gli smartphone, infinite possibilità di condividere, gestire, generare simultaneamente comunicazioni, documenti, dati di uso privato, professionale… Una flessibilità infinita e ancora parzialmente inesplorata che ci offre oggi la possibilità dunque di lavorare, potenzialmente, a qualsiasi latitudine e in qualsiasi momento, a prescindere da spazio, tempo…

Non a caso i servizi cloud, l’intelligenza mobile e artificiale sono gli elementi chiave del modern workplace che hanno cambiato radicalmente la tradizionale postazione di lavoro e il modo di lavorare. Tali tecnologie possono rimuovere le barriere geografiche a livello di collaborazione, processi e garantire che le informazioni aziendali siano disponibili in remoto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ecco che, dunque, gli obiettivi comuni nel modern workplace includono l’uso della tecnologia per migliorare la collaborazione, l’impegno dei dipendenti, la produttività, la gestione dei contenuti e i processi aziendali nell’ambito di un simile scenario.
Un’accelerazione che è stata dettata negli scorsi anni soprattutto dall’emergenza pandemica, ma che ora ha bisogno di essere governata e razionalizzata, affidandosi alle migliori competenze e tecnologie.

Esempi di progetti Modern Workplace

Il Modern workplace esiste già oggi in uno spettro molto ampio di progetti di trasformazione digitale e può includere iniziative come:

– Implementazione di un ufficio senza carta, incentrato sulla sostituzione dei processi cartacei con flussi di lavoro digitali.
– Strumenti di informazione efficienti, come la condivisione di file tramite cloud e archivi elettronici.
– Sviluppo di innovativi software di gestione capaci di sostituire il processo di archiviazione fisica di report, dati critici…
– Sistemi di gestione, prenotazione sala conferenze o videoconferenza
– Calendari online che possono essere sincronizzati con più account o piattaforme.
– Funzionalità Single Sign-On (SSO)
– Strumenti di collaborazione per team digitali, come la messaggistica istantanea.

Vantaggi del Modern workplace

Il passaggio al Modern workplace offre numerosi vantaggi a partire da un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per i dipendenti che possono lavorare in remoto. Ad esempio, un ufficio di ispezione ambientale potrebbe sostituire i report cartacei con applicazioni che consentono agli ispettori di produrre e archiviare report in remoto con dispositivi mobili. Ciò elimina la gestione fisica del rapporto e consente all’ufficio di visualizzare potenzialmente i dati in tempo reale e rispondere mentre l’ispettore è ancora sul posto.

Le iniziative di modern workplace possono anche favorire gli sforzi di business intelligence, poiché la maggior parte dei processi digitali crea automaticamente una registrazione delle attività che può essere inserita nei modelli di visualizzazione e analisi dei dati per aiutare a misurare l’efficacia delle operazioni. L’obiettivo finale è quello di prendere decisioni migliori in meno tempo.

I modern workplace consentono inoltre alle aziende di ridimensionare la propria impronta fisica; pertanto, riducendo i costi operativi, in quanto vengono sostituiti processi come l’archiviazione dei documenti e la collaborazione dei dipendenti. Inoltre, i sondaggi più autorevoli hanno dimostrato che i modern workplace più efficaci possono attrarre più talenti, aumentare la produttività individuale e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.