Che cos’è e a che cosa serve un sistema software gestionale? In primissima battuta possiamo definire un software gestionale come lo strumento in grado di raccogliere e organizzare le informazioni utili alla gestione aziendale. Una spiegazione che ci permette di capire perché in Italia si parli quasi sempre di gestionali, mentre nel resto del mondo si usi la formula ERP (Enterprise Resource Planning) per indicare lo stesso tipo di piattaforma. In particolare, oggi il termine gestionale fa riferimento a sistemi informatici multi-modulari nei quali confluiscono e vengono gestite tutte le informazioni ed i dati necessari per la gestione dell’azienda, dalle sezioni strategiche (marketing, previsioni, budget, finanza) sino al controllo operativo quotidiano.
A proposito della multi-modularità tipica dei gestionali, è bene tornare sulla parola modulo, che in questo contesto comprende un insieme di funzionalità che seguono un particolare processo aziendale. All’interno di un ERP ogni modulo è ingegnerizzato per presidiare uno specifico processo che può coinvolgere diverse aree funzionali.
Questa spiegazione permette di introdurre un’altra caratteristica tipica dei moderni sistemi ERP, quella cioè della scalabilità: tipicamente i clienti finali non sono obbligati ad acquistare l’intero pacchetto, ma hanno la possibilità di decidere quali sono i moduli che servono, potendo poi ampliare la piattaforma in un momento successivo.
Al contrario, nel recente passato esistevano e coesistevano diversi tipi di sistemi gestionali (per la produzione, per la contabilità, per gestione della supply chain o della rete vendita), progettati per supportare un determinato processo o un piccolo gruppo di processi simili. Esistono, ad esempio, gestionali. Spesso questi software non dialogavano tra loro in maniera nativa e non si basavano sul medesimo database, rischiando di vanificare quello che è invece ritenuto uno dei maggiori pregi dei moderni ERP, ovvero la capacità di garantire l’unicità dell’informazione. Che appunto può essere ottenuta quando tutte le elaborazioni del sistema condividono un solo valore per una data informazione, evitando errori e duplicazioni.
In ogni caso, i moderni sistemi gestionali unificati sono in grado di gestire i tre cicli principali su cui si basa l’attività di ogni azienda:
- ciclo attivo (produzione e vendita)
- ciclo passivo (acquisti)
- ciclo di supporto (amministrazione, finanza, gestione del personale, qualità). In linea generale i moderni sistemi ERP sono “sistemi aperti” perchè possono comunicare con altri sistemi di fornitori diversi, consentendo la condivisione delle informazioni e l’integrazione delle funzionalità dei diversi pacchetti adottati. In passato, invece, i gestionali tendevano a essere monolitici e poco interoperabili.
Chiaramente, progettare un sistema gestionale in azienda non è una cosa da nulla, anzi. Dal momento che i sistemi ERP supportano tutta la gamma dei processi aziendali, l’implementazione di un software di questo tipo in azienda richiede fondamentalmente la quasi totale sostituzione delle applicazioni IT esistenti, nonché una sostanziale ridefinizione dei processi stessi. In altre parole, anche in contesti aziendali di medie dimensioni, l’implementazione ex novo di un gestionale è un processo complesso, che richiede delle tempistiche importanti e il coinvolgimento dell’intera organizzazione. Prima di partire, dunque, occorre avere le idee chiare: in un progetto ERP devono essere chiaramente definiti:
- Gli obiettivi da raggiungere
- Le tempistiche in cui raggiungerli
- Le eventuali modifiche organizzative aziendali
- Le eventuali ‘personalizzazioni’ rispetto al prodotto standard
Nonostante lo sforzo aziendale richiesto dall’implementazione di un gestionale, i vantaggi sono numerosi, a partire sicuramente dall’aumento della produttività aziendale, grazie alla capacità di queste piattaforme di abilitare il flusso di dati tra i reparti e incoraggiare la collaborazione aziendale. In un’economia sempre più fondata sul valore dei dati, gli ERP di nuova generazione sono capaci di ridurre gli errori e aumentare l’accuratezza, con vantaggi che si ripercuotono su tutte le aree aziendali. Ad esempio, il management può sfruttare il gestionale per prendere decisioni di business data-driven e sulle informazioni disponibili in tempo reale, ottimizzando vendite/acquisti, logistica, ecc. Riducendo errori, ottimizzando costi ed aumentando l’efficienza. Insomma, per le imprese di tutti i settori e dimensioni è oggi davvero difficile rinunciare a dotarsi di un moderno ERP.
Cloud o On Premise?
Oggi un’azienda che vuole dotarsi di un software gestionale ha di fronte a sé due possibilità: scegliere una soluzione on premise, oppure puntare sul cloud. Il primo approccio è quello classico, ovvero quello che si è sempre fatto sino a pochi anni addietro: l’azienda acquista le licenze necessarie, il software risiede sui server dell’azienda e l’utente si assume il costo di eventuali aggiornamenti. Solitamente il processo di installazione può essere prolungato ma il vantaggio dell’on prem è che, in alcuni casi, quelle realtà con processi interni particolarmente complessi possono trarre vantaggio da una personalizzazione più spinta. In tutti gli altri casi, invece, il cloud computing, noto anche come SaaS (software as a service) si sta imponendo come una scelta quasi naturale: i dati vengono archiviati su una rete esterna remota, permettendo dunque ai dipendenti di accedere al sistema in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, ovunque ci sia una connessione Internet. Ulteriori vantaggi sono appresentati da un’implementazione rapida e relativamente facile del software, nonché dalla possibilità di ricevere automaticamente i necessari aggiornamenti, compresi quelli di sicurezza. Limitando dunque gli investimenti interni in risorse e competenze IT. Il modello di pagamento, al posto dell’acquisto della licenza, prevede il pagamento di un canone mensile o annuale.
Software gestionale, la proposta di SoSmart
L’importanza del gestionale anche per le piccole imprese è alla base di SoSmart, una piattaforma di gestione integrata made in cloud nata dall’esperienza ventennale di EOS Online, come racconta Elena Baldelli, Solution architecht di So Smart: “Il software gestionale è un sistema che supporta le imprese nelle attività del day by day. Il cloud, in particolare, è la soluzione per essere sempre connessi con la propria organizzazione: per accedervi da qualsiasi parte del mondo e con qualunque dispositivo, è sufficiente una connessione Internet. La convenienza è facilmente misurabile perché non è richiesto nessun investimento rispetto alle infrastrutture IT e si può addirittura provare gratuitamente. Ma i motivi per passare al cloud sono anche la velocità di attivazione, la sicurezza e la continuità di servizio. Infatti per attivare il gestionale in cloud bastano pochi passaggi che con SoSmart sono completamente automatizzati e non ci si deve preoccupare di VPN e protezione della propria rete o del monitoraggio delle prestazioni dei server, perché ci pensa il provider, nel nostro caso Microsoft”.
Secondo SoSmart questo tipo di approccio basato sul cloud è perfetto sia per le tutte le aziende (sia di servizio, che di distribuzione/commercio o produzione) con un fatturato che arriva sino ai 15 milioni di euro. EOS può mettere sul piatto la sua esperienza pluriennale con Microsoft in questo cambiamento tecnologico, nonché un team IT dedicato ai clienti, in grado così di assicurare ai partner il necessario supporto, non soltanto tecnologico.
