Stampa gestita cos’è e come supporta il miglioramento delle aziende, il caso Canon

Stampa gestita cos’è e come supporta il miglioramento delle aziende, il caso Canon.

Tra le pratiche in grado di innovare in maniera significativa le abitudini e i criteri di efficienza dei luoghi di lavoro rientra a pieno titolo la stampa gestita.
Per comprendere appieno i vantaggi che una strategia di gestione documentale unificata può generare, è fondamentale conoscere a fondo le opportunità che il cloud oggi è in grado di offrire alle aziende. Ce lo dimostrano i sistemi di stampa gestita di Canon, sulla base di una piattaforma cloud come uniFLOW e dei sistemi multifunzione imageRUNNER di ultima generazione.

Il caso UNICALCE: ottimizzare le risorse IT in una strategia di miglioramento continuo

UNICALCE è la classica eccellenza italiana. Un secolo di storia e di crescita per un’impresa che oggi può contare su 14 stabilimenti che vedono attivi 500 dipendenti, numeri che ne fanno il principale produttore nazionale di calce e prodotti derivati per l’attività di molti settori: ambientale, energetico, manifattura e costruzioni.

Tra gli obiettivi di trasformazione digitale per un’azienda come UNICALCE rientra a pieno titolo la piena informatizzazione della gestione dei processi, che vanno dall’approvvigionamento delle materie prime nei siti estrattivi fino al sistema degli ordini e alla logistica relativa alla consegna dei prodotti venduti.
Una visione unificata dell’intera attività è fondamentale in una strategia di miglioramento continuo, che consente, anno dopo anno, di migliorare la sostenibilità economica e ambientale dell’azienda.

In questo contesto, UNICALCE ha deciso di centralizzare i sistemi di stampa di tutte le proprie sedi, per avere un unico sistema di gestione della stampa, un maggior controllo in termine di volumi e sicurezza dei dati. In base a questi obiettivi, l’azienda ha attivato una collaborazione con Canon che si è concretizzata con la fornitura di 64 licenze uniFLOW Online per dare luogo ad una solida piattaforma cloud based di gestione documentale, capace di unificare tutte le attività relative alla scansione e alla stampa effettuate dai dipendenti e dai collaboratori esterni. Le sedi sono state dotate di stampanti multifunzione imageRUNNER ADVANCE A3 a colori di ultima generazione.

Oltre a suscitare le simpatie dei decisori economici di un’azienda, i processi di stampa gestita finiscono per far brillare felicemente gli occhi ai responsabili IT, di coloro che, ogni giorno, devono far sì che tutto funzioni, affinché i dipendenti e i collaboratori esterni possano lavorare nelle migliori condizioni possibili.
È quanto emerge nitidamente dal pensiero di Franco Fuzio, IT Group Manager di UNICALCE: “Abbiamo scelto la soluzione in Cloud Canon per non gravare l’organizzazione IT di ulteriori attività di gestione, rispetto a quella già in carico”.

Sulla scia della soddisfazione di UNICALCE, vediamo quindi perché il cloud riveste un fattore così determinante nel successo di una strategia di gestione documentale incentrata sulla stampa gestita.

[Per sapere tutti i dettagli dell’offerta di Canon e i loro servizi di stampa gestita, trovate tutto qui.]

Stampa gestita in cloud: come migliorare la qualità del servizio e contenere i costi

I vantaggi derivanti dalla gestione documentale in cloud rientrano in due macro-fattori: i vantaggi generici del cloud e i vantaggi specifici derivanti da un approccio tailor made, finalizzato a risolvere caso per caso ogni esigenza aziendale.
L’utilizzo di un modello Printing as a Service basato su una piattaforma come uniFLOW consente di sfruttare appieno entrambi i vantaggi, grazie alla possibilità di non affrontare investimenti iniziali, pagando soltanto per ciò di cui effettivamente si necessita.
Alla naturale scalabilità del cloud, si aggiunge la possibilità di gestire la stampa in modo intelligente e sicuro, risparmiando ulteriormente soprattutto a livello di impegno per il reparto IT, il cui ruolo principale diventa quello di supervisore delle autorizzazioni agli utenti che possono accedere al sistema.

Un sistema di stampa gestita basato sul cloud consente agli utenti di avere un’unica coda di stampa, a prescindere dalla sede e dal dispositivo utilizzato. In altri termini, una volta che una stampa viene inviata su Canon uniFLOW, questa può essere eseguita su qualsiasi stampante collegata alla rete in totale sicurezza, per via di un identificativo che autorizza la ricezione del cartaceo soltanto all’autore o agli utenti da lui autorizzati ad accedervi. Questa logica di autorizzazione via software, garantito dalla funzione My Print Anywhere, consente inoltre di stampare presso qualsiasi dispositivo, anche non Canon, presente in qualsiasi sede, garantendo la totale operatività anche in trasferta e in regime di smart working, senza obbligare ad un flusso di scambio documenti inutilmente laborioso e articolato.

Dal punto di vista della sicurezza dei dati, uniFLOW rende molto più agevole il lavoro del reparto IT grazie ad una semplicissima funzione di Stampa Guest, molto utile per gestire le esigenze dei collaboratori esterni e dei consulenti che si ritrovano ad operare in azienda per un certo periodo, ma che non possono godere di tutte le autorizzazioni abitualmente garantite ai dipendenti dell’azienda.
Dal momento che uniFLOW è un ambiente accessibile da qualsiasi browser web, ai collaboratori esterni può essere garantito un semplice login, senza dover installare nulla in locale e soprattutto senza dover condividere l’accesso alla rete interna, qualora l’utente non fosse autorizzato ad accedervi.

Oltre a rendere molto più snella la procedura di gestione operativa dei processi di stampa, una piattaforma unificata consente di tenere facilmente traccia di tutte le operazioni eseguite, grazie alla capacità di uniFLOW di generare automaticamente dei report di utilizzo molto dettagliati. Garantisce, inoltre, un monitoraggio costante sui consumi, disincentivando gli sprechi. Tali informazioni si rivelano così molto utili alle amministrazioni per la parte contabile e ai reparti IT per valutare i carichi effettivamente utili per risolvere le esigenze operative dell’azienda.

In sintesi, un sistema di stampa gestita in cloud può assicurare una serie di oggettivi vantaggi almeno in quattro filoni fondamentali:

• Innovazione: eliminazione dei costi di accesso alla tecnologia grazie al modello a servizio, che consente di investire soltanto su ciò che si utilizza. La riduzione dell’impatto on-premises dell’infrastruttura consente al reparto IT di concentrare le proprie risorse su attività più strategiche per l’azienda. Le applicazioni in cloud consentono inoltre di testare molte più soluzioni, aprendo ad un percorso di naturale sperimentazione che stimola l’innovazione in azienda, senza il vincolo derivante dal dover rischiare direttamente su un investimento in hardware e software.
• Collaborazione: la possibilità di accedere in cloud ai servizi di stampa consente agli utenti di essere operativi in qualsiasi luogo ed in qualsiasi orario, con un controllo centralizzato e automatico delle versioni dei documenti. Questo assicura agli utenti di avere a disposizione l’ultima versione su cui il team ha lavorato, evitando gravi diseconomie derivanti da revisioni su documenti errati o non aggiornati.
• Semplicità: il reparto IT aziendale viene sollevato da esigenze di manutenzione dei sistemi di stampa e di aggiornamento del software di gestione, dal momento che questi oneri rientrano totalmente in capo al provider. Gli utenti stessi hanno a disposizione un software di gestione documentale molto semplice, accessibile da qualsiasi browser web, grazie alla sua implementazione in cloud.
• Agilità: la gestione unificata dei documenti in cloud abilita la gestione della stampa in remoto, che consente di superare il tradizionale limite fisico costituito dai confini fisici dell’ufficio. Un modello collaborativo basato sullo Smart Working diventa assolutamente trasparente, in quanto il reparto IT non è chiamato a dover gestire direttamente le code di stampa, che sono automaticamente instradate dalla piattaforma di gestione in cloud. Anche una riconfigurazione repentina del personale in presenza o in remoto non influisce pertanto sulla pipeline di gestione documentale dell’azienda.

I sistemi di stampa multifunzione di Canon: una risposta efficace per ogni esigenza di business

Grazie alla flessibilità garantita dal cloud, che assicura una semplicità assoluta alla grande come alla piccola o media impresa, l’offerta per la gestione della stampa di Canon può contare su un’ampia gamma di soluzioni tecnologiche per risolvere tutte le possibili esigenze di stampa: dalla prototipazione o produzione grafica a colori in alta qualità, alla stampa in grandi volumi di documenti amministrativi, quali ordini, fatture e documenti di trasporto.

Per ovviare ad una serie di possibilità praticamente infinita, Canon dispone di stampanti multifunzione in bianco e nero o a colori concepiti in maniera specifica per le esigenze operative di qualsiasi azienda.
In particolare, la serie Canon imageRUNNER ADVANCE offre la sintesi di tutti i principali servizi che una stampante di ultima generazione è in grado di garantire il pieno supporto alla trasformazione digitale dell’azienda:

• Connettività cloud: consente di stampare da qualsiasi luogo con la totale sicurezza per i dati trattati, grazie alla gestione unificata di uniFLOW Online
• Flussi di lavoro totalmente digitali: grazie all’integrazione di sistemi di scansione avanzata, che consentono di digitalizzare in maniera rapida e intelligente qualsiasi documento con metodi scan to cloud dotati di funzionalità avanzate nel riconoscimento del contenuto.
• Prestazioni elevate: tecnologie di stampa di ultima generazione, capaci di produrre documenti con una resa elevata, in maniera veloce con una gestione ottimizzata per il risparmio energetico.
• Sicurezza: la gestione unificata consente di monitorare ogni fase dell’accesso documentale lungo l’intero ciclo di vita, dalla creazione / scansione, fino alla sua archiviazione, a prescindere dai dispositivi utilizzati per la stampa.