I 14 migliori strumenti di collaboration per smart working

La pandemia Covid-19 ha accelerato il ricorso al lavoro in remoto, poi normalizzato in smart working, che consiste in varie forme di collaborazione a distanza, che richiedono appositi strumenti di collaboration, accessibili attraverso la rete internet, in grado di consentire ai team di comunicare e interoperare tra loro.

Piattaforme software come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex, oltre a diventare sempre più popolari, hanno letteralmente consentito a miliardi di persone di continuare a lavorare, studiare e comunicare socialmente anche nei giorni più difficili della nostra recente storia.

Vediamo dunque cosa sono gli strumenti di collaboration, in cosa consistono e quali sono i principali benefici che le aziende possono ottenere implementandoli in maniera consapevole nei propri processi di lavoro.

Strumenti di collaboration: cosa sono

Le piattaforme di team collaboration sono sempre più centrali nell’organizzazione del lavoro aziendale e comprendono vari strumenti, tra loro integrati, che consentono di pianificare e svolgere i task di lavoro, oltre a gestire le comunicazioni e tutti gli aspetti legati alla gestione dei progetti, a cominciare dall’organizzazione dei file e dei documenti.

Le moderne piattaforme di team collaboration sono predisposte in maniera modulare per integrare le funzioni effettivamente utili a soddisfare le esigenze di business, favorendo l’operatività attraverso varie funzionalità, che vanno dal supporto ad una intranet fino alla comunicazione con i clienti e i fornitori esterni.

Nulla è precluso, gli strumenti di collaboration consentono di fare praticamente tutto ciò che si può anche soltanto immaginare, si tratta di individuare la configurazione più efficace, avvalendosi di strumenti di messaggistica, chat testuali, video-conferenze, webinar, applicazioni training/learning, condivisione interattiva schermo, lavagne virtuali, video-conferenze, gestione calendari, gestione mail, file sharing, con la possibilità di avvalersi di tecnologie evolute, che sfruttano l’intelligenza artificiale per trascrivere le conversazioni e tradurle, oltre ad implementare chatbot sempre più realistici e coinvolgenti nella conversazione con l’uomo.

Le piattaforme di collaborazione consentono di centralizzare inoltre vari aspetti relativi all’autenticazione e alle autorizzazioni degli utenti e dei dispositivi che accedono ai sistemi informativi aziendali, recependo le policy relativi alla privacy e alla protezione dei dati, oltre alle disposizioni comportamentali finalizzate a garantire una consapevole igiene informatica da parte dei dipendenti.

Le piattaforme di team collaboration integrano le attività di virtual workspace con le dotazioni hardware e software dell’infrastruttura IT aziendale, fungendo anche da front-end per le risorse di data storage e archiviazione, con la possibilità di monitorare qualsiasi attività svolta sui dati aziendali, documentata attraverso una rigorosa procedura di logging, risorsa fondamentale per tutti i sistemi di sicurezza in grado di analizzare i dati di traffico in tempo reale. È il caso dei sempre più diffusi SIEM (Security Information and Event Management).

Gli strumenti di collaboration consentono di acquisire e organizzare i dati con un livello di integrazione bidirezionale con gli altri sistemi aziendali, come gli ERP e i CRM, favorendo un flusso di lavoro condiviso su un’unica base di dati, ai fini di abbattere i tradizionali data silos, che limitano la visibilità delle informazioni disponibili e la sinergia tra le varie linee di business dell’organizzazione.

Qualunqua sia il task coinvolto, sicurezza, efficienza e performance sono gli obiettivi primari di una moderna piattaforma di team collaboration, ai fini di rendere disponibili per i dipendenti aziendali e i collaboratori esterni una serie di strumenti di collaboration in grado di semplicare il loro lavoro, rendendo accessibili dati e applicazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, mediante la semplice disponibilità di un browser web e di una connessione ad internet.

Oggi esistono sul mercato varie piattaforme di team collaboration. Alcune assumono un carattere generalista, capaci di virtualizzare in buona sostanza tutte le funzioni svolte dalle linee di business di un’organizzazione enterprise. Altri strumenti di collaboration sono invece più verticali nel loro approccio funzionale, consentendo di concentrarsi prevalentemente su uno o pochi ambiti di attività tra loro strettamente interconnessi.

I vantaggi degli strumenti di collaboration online

Lo smart working ha favorito la diffusione delle applicazioni cloud native, disponibili 24/7 da remoto mediante la logica del “anytime anywhere” tipica del Software-as-a-Service (SaaS), che sfrutta la centralità delle risorse in cloud per consentire a qualsiasi utente e dispositivo opportunatimente autenticato di accedervi attraverso un login da browser web, da cui si accede all’interfaccia principale del software e a tutti gli strumenti che vengono messi a disposizione.

Questo è pertanto il primo e fondamentale vantaggio di una piattaforma di team collaboration: il fatto di poter mettere a disposizione di tutti gli stakeholder gli strumenti necessari affinché possano lavorare e raggiungere i loro obiettivi, indipendentemente dal fatto che si ritrovino a lavorare in ufficio o svolgano le loro operazioni da varie sedi in remoto, come può avvenire da casa o dalla sede di un cliente / fornitore.

Le principali piattaforme di collaborazione online dispongono di piani di abbonamento basati sul modello “as a service” tipo delle applicazioni disponibili in cloud. Il modello più diffuso equivale al freemium, che mette a disposizione gratuitamente il software entro certi limiti di utilizzo, limitando eventualmente anche la capacità di gestire un certo numero di progetti contemporaneamente. Quando si superano determinate soglie, il software diventa disponibile per l’acquisto, mediante la sottoscrizione di abbonamenti con costi su base utente o altre modalità specifiche.

Secondo i risultati della ricerca Workplace Collaboration: 2021-22, effettuata da Metrigy Research, i vantaggi dell’impiego degli strumenti di collaboration in vari processi aziendali sarebbe evidente soprattutto sotto cinque fondamentali aspetti:

• Riduzione dell’utilizzo delle e-mail (media del 23,2%)
• Riduzione del numero delle riunioni (media del 31,8%)
• Aumento della produttività (media del 22,2%)
• Riduzione dei costi (fino al 23% su base annua)
• Aumento dei ricavi (fino al 15% su base annua)

La gestione degli strumenti di collaboration online

Come facilmente prevedibile, i vantaggi generici oggetto della precedente sintesi sono di carattere generalista, ed equivalgono a ciò che è possibile ottenere grazie ad una consapevole implementazione degli strumenti di collaboration nei processi aziendali.

Il fondamentale valore aggiunto deriva infatti dal saper integrare le funzioni più adatte per risolvere le esigenze effettive che ciascuna azienda presenta, per ottimizzare i processi ed incrementare la performance complessiva, oltre a svolgere quelle attività di collaborazione a distanza che sarebbe altrimenti impossibile soddisfare.

La collaborazione virtuale, che si esprime strumentalmente nei vari elementi che compongono il digital workplace, non si risolve con il semplice acquisto del software. Se mai, la scelta della piattaforma di collaboration costituisce soltanto il primo passo.

I singoli team devono dialogare con il reparto IT per manifestare in maniera chiara e dettagliata le loro esigenze in termini di collaborazione, sulla base della loro effettiva operatività. Soltanto così, ottimizzando progressivamente l’integrazione tra le piattaforme di team collaboration e i sistemi aziendali sarà possibile dotare i dipendenti di strumenti effettivamente funzionali, in grado di generare valore aggiunto nelle attività quotidiane.

Un momento fondamentale è caratterizzato dalla formazione dei dipendenti, a cui devono essere illustrate non soltanto le funzionalità dei singoli strumenti, ma soprattutto le logiche con cui contribuiscono a rendere più efficaci i processi legati alla collaborazione, sfruttando tutte le possibilità che il cloud e il digitale oggi consentono di ottenere.

Si comincia dal login mattutino, dove ritroveranno un’unica e comoda interfaccia che riassume una serie di notifiche relative alle attività in corso: stato di avanzamento dei progetti, meeting in programma nella giornata, mail, attività di formazione, ecc. Con un semplice colpo d’occhio, i dipendenti sono in grado di sapere cosa devono fare e utilizzare la piattaforma di collaboration per accedere direttamente alle applicazioni necessarie.

Il reparto IT deve quindi saper configurare a dovere gli strumenti della piattaforma, affinché risultino funzionali a soddisfare i carichi di lavoro, senza inutili e dispendiosi sovradimensionamenti. Anche in questo caso, il continuo dialogo con le singole linee di business aziendali risulta prezioso per risolvere, attraverso semplici plug-in disponibili sui marketplace, delle esigenze che tradizionalmente avrebbero richiesto lo sviluppo di applicazioni complesse ed onerose, se realizzate appositamente.

La gestione e l’implementazione delle piattaforme di collaborazione online risulta pertanto piuttosto laboriosa nelle fasi iniziali, ma una volta a regime produce vantaggi molto evidenti in tutti i processi che la vedono coinvolta. Al di là degli aspetti tecnici, la chiave nel successo è nel coinvolgimento degli utenti aziendali e nella loro motivazione nell’impiegare concretamente gli strumenti a loro disposizione.

La sicurezza delle piattaforme di collaborazione online

Un tema sempre più attuale è relativo alla sicurezza informatica. Lo smart working, aumentando considerevolmente il traffico nella rete e la conseguente superficie d’attacco alla mercè dei cybercriminali.

Gli ambienti relativi alla team collaboration sono fondamentali per garantire il lavoro da remoto, ma espongono a rischi di sicurezza non indifferenti, perché sono esposti ad un’ampia casistica di errori umani, come i furti di credenziali di accesso e la condivisione di dati e informazioni in luoghi della rete dove non dovrebbero mai finire.

È pertanto fondamentale agire almeno su due fronti. Da un lato, definire delle policy di accesso e autenticazione capaci di escludere utenti e dispositivi non autorizzati, cambiando frequentemente le password e facendo ricorso a sistemi di autenticazione multifattoriale (MFA). Utenti e dispositivi non in grado di fornire al sistema le adeguate garanzie devono essere marginalizzati in zone della rete dove la disponibilità di risorse è estremamente limitata e, soprattutto, non vi è la possibilità di accedere alle zone più critiche della rete, dove si presume siano conservati i dati più sensibili.

I moderni sistemi single sing-on agevolano notevolmente questo processo di sicurezza, in quanto garantiscono un unico accesso ad una moltitudine di strumenti di collaboration, che tradizionalmente avrebbero richiesto più procedure di autenticazione.

Tuttavia, se la centralizzazione della definizione e del controllo degli accessi ha compiuto notevoli progressi grazie al SaaS, rimane fondamentale la formazione dei dipendenti: vulnerabilità dei sistemi mobile, phishing, data leak e violazioni normative di vario genere. Sono soltanto alcune delle cause più comuni degli incidenti di sicurezza informatica, da cui possono oggi derivare danni economici e reputazionali in grado di mettere in ginocchio le sorti aziendali, mettendo a serio rischio la sopravvivenza del business. Gli attacchi ransomware e gli attacchi DDoS sono ormai putroppo all’ordine del giorno, al punto da non fare quasi più notizia.

Sono le ragioni per cui la formazione del personale in fatto di igiene informatica, al netto di qualsiasi soluzione tecnica intrapresa, rimane una delle forme di investimento più sagge e non deve essere più interpretata quale una semplice voce di costo, ma quale un momento fondamentale per un’azienda che intende affrontare in maniera consapevole la propria trasformazione digitale.

I 14 più diffusi e migliori strumenti di collaboration per smart working

Al momento, esistono diverse decine di strumenti e piattaforme di collaborazione online. Vediamo alcuni dei più diffusi.

Microsoft Teams

Dopo aver di fatto sostituito Skype sui sistemi aziendali, Teams si integra nativamente con le soluzioni di Microsoft 365, offrendo alle aziende una soluzione end-to-end per gestire la comunicazione, la collaborazione e la produttività. Dotato di un marketplace molto esteso, Teams e una piattaforma di comunicazione online che può essere funzionalmente estesa grazie agli strumenti di Power Platform, le cui interfacce low code / no code consentono anche ai semplici dipendenti di sviluppare quanto occorre loro per automatizzare determinati task, avvalendosi inoltre di avanzate funzioni di intelligenza artificiale. Microsoft ha inoltre acquisito una piattaforma di social networking aziendale: Yammer, disponibile stand-alone e compreso nei piani enterprise di Office 365.

Zoom

Durante la pandemia Covid-19, Zoom è diventata una piattaforma di collaborazione online molto utilizzata soprattutto per i meeting di lavoro da remoto e le videoconferenze, essendo concepita appositamente per tale scopo. Incredibilmente semplice da utilizzare, al punto che oltre all’impiego in ambito aziendale, viene frequentemente utilizzato anche per le videocall personali. Dispone di una soluzione freemium che consente chiamate illimitate fino a 40 minuti di durata e 100 utenti collegati.

Slack

Slack è un’applicazione di messaggistica molto utilizzata tra gli sviluppatori informatici, grazie ad una struttura per canali che si addice alla perfezione all’organizzazione dei progetti. Il suo funzionamento supporta sia la comunicazione in tempo reale che la tradizionale messaggistica offline, con la possibilità di file sharing e altre funzioni collaborative pensate appositamente per il teamworking.

Google Workspace

Precedentemente noto come G Suite, l’attuale Google Workspace è una piattaforma molto completa, che comprende tutte le soluzioni di Big G per lo spazio di lavoro digitale. Nel momento in cui scriviamo, Google Workspace include infatti strumenti come Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat e soprattutto quel Meet che consente riunioni in remoto e videoconferenze, in maniera gratuita per chiunque disponga di un account Gmail. La versione completa è disponibile per un periodo di prova, a cui segue una serie di opzioni commerciali.

Meta Workplace

Meta Workplace è la piattaforma di comunicazione aziendale end-to-end precedentemente nota sotto il brand di Facebook. Ed è di fatto organizzato sulla base di un social network pensato appositamente per le esigenze delle aziende, con logiche simili al Facebook consumer. Meta Workplace dispone di strumenti per chat, video e collaborazione concepite ad hoc per una intranet aziendale. Meta offre anche soluzioni immersive come Meta Horizon Workrooms, capaci di sfruttare applicazioni in realtà virtuale, nell’orbita delle applicazioni del metaverso, di cui sentiremo sempre più parlare nel corso dei prossimi anni.

Cisco Webex

Cisco Webex è una delle soluzioni leader di mercato per la collaborazione aziendale e lo smart working. Si tratta di una piattaforma cloud based end-to-end, dotata di moltissimi strumenti per le chiamate, le riunioni, la messaggistica, i sondaggi e gli eventi online. Cisco Webex dispone anche di una soluzione specifica per la didattica a distanza, accessibile mediante un semplice browser web. La sua logica prevede gli stessi strumenti sia per gli utenti aziendali che per clienti e fornitori esterni, variando semplicemente le autorizzazioni concesse a ciascuna tipologia di account.

Salesforce Chatter

Nell’ambito delle piattaforme online, esistono soluzioni che estendono le funzionalità di collaborazione e comunicazione di sistemi come i CRM (Customer Relationship Management), per consentire soprattutto ai team di marketing, vendite e customer care di interagire al meglio con i clienti aziendali, oltre a svolgere le classiche comunicazioni interne. Salesforce Chatter risale addirittura al 2010, quando venne introdotto proprio per tale scopo, con un’anima dichiaratamente mobile oriented. Gratuito per gli utenti di Salesforce CRM, Chatter è disponibile anche stand-alone con un’offerta commerciale dedicata.

Asana

Piattaforma di collaborazione online concepita per il project management, le cui basi risalgono addirittura al 2008, data che lo rende un vero pioniere in questo particolare settore. Facile ed intuitivo, grazie ai suoi strumenti visuali, Asana consente alle aziende di tracciare l’attività dei processi legati a tutti i progetti, a partire dalla loro pianificazione e assegnazione ai singoli utenti. Mediante semplici passaggi, chiunque può impostare la gestione di un progetto mediante to-do list, reminder sulle attività in corso e definizione delle deadline inderogabili in vista delle consegne intermedie e finali. Ogni task è commentabile e documentabile nel dettaglio dagli stakeholder coinvolti nel progetto. L’obiettivo di Asana è pertanto quello di rendere semplice la collaborazione nella gestione dei progetti.

Trello

Trello è un’altra piattaforma di collaborazione online appositamente concepita per il project management e adatto a realtà di qualsiasi dimensione, dal freelance alla grande realtà enterprise. Disponibile anch’esso via web browser o local app, consente di organizzare e seguire lo stato di avanzamento di ciascun progetto. Trello si distingue inoltre per la sua elevata disponibilità in termini di integrazioni con applicazioni di terze parti, come GitHub, Slack, Evernote e molti altri. Disponibile con modalità freemium, che consente di valutarne le qualità prima di estenderle verso grandi numeriche aziendali.

Miro

La particolare interfaccia di Miro rievoca la lavagna con i post-it molto impiega nei processi di design thinking ed è di fatto la collaborative whiteboard più utilizzata sul mercato. La sua vocazione è pertanto rivolta al brainstorming e alla collaborazione concettuale sui progetti, in particolare per le loro fasi di avvio e i processi revisionali. Grazie agli strumenti collaborativi di Miro, i team possono svolgere da remoto le tradizionali sessioni di brainstorming in presenza, con il vantaggio di poter lavorare sia in real time che offline, in maniera asincrona sulle sessioni di lavoro.

Todoist

Applicazione concepita per il project management dall’interfaccia moderna ed intuitiva, una delle migliori e più apprezzate nella sua categoria. Todoist è in grado di lavorare regolarmente sia online che offline ed è dotato di molte funzioni collaborative. Adatta soprattutto ai freelance e ai piccoli team.

Podio

Podio è una piattaforma di collaborazione online completa per il project management e le comunicazioni tra i vari team aziendali, completa di strumenti per la condivisione delle risorse e lo svolgimento delle attività in corso, seguendone ogni singolo dettaglio con la possibilità di commenti e annotazioni, facilitate da un’interfaccia d’uso semplice ed intuitiva. Podio dispone di local app concepite nello specifico per i sistemi mobile ed è ingrado di integrarsi con una grande quantità di applicazioni, come Dropbox, Google Drive e Zendesk.

Ryver

Ryver è un applicazione di messaggistica piuttosto simile nelle logiche a Slack, soprattutto per quello che riguarda la gestione dei progetti per canali e gruppi di lavoro, che dispongono di tutti gli strumenti necessari per le chat di lavoro. Dotato di un’interfaccia moderna, con un sistema di newsfeed che ricorda da vicino quello dei social media. Dotato di moderne funzionalità di workflow automation con gestione avanzata e sistemi di single sign-on.

Basecamp

Soluzione all-in-one per la collaborazione e la comunicazione aziendale che include strumenti consueti come chat, message board, to-do list, calendari, si distingue per gli aspetti legati alla gestione documentale e per il suo particolare piano di pricing. A differenza delle offerte commerciali ricorrenti, che prevedono un entry level free a cui segue un importo calcolato sulla base del numero di utenti, Basecamp offre una licenza permanent da 99,99 dollari all’anno per utenti illimitati.